De Koninklijke route in projecten

Ter ere van de verjaardag van onze Koning Willem-Alexander van Oranje publiceert Quilyx vandaag een blog special over de koninklijke route in projecten.

In projecten wordt vaak gesproken over de koninklijke route. Daarmee bedoelen wij de meest zorgvuldige, kwalitatief hoogwaardige route om de resultaten te realiseren en de doelstelling te behalen. Het is meestal de route waarin alle logische stappen, afhankelijkheden, kwaliteitswaarborgen en besluitmomenten netjes zijn meegenomen. Juist daarom kost deze route in veel gevallen ook de meeste tijd. En precies daarom wordt er in de praktijk ook zo vaak van afgeweken.

De uitdrukking zelf past daar eigenlijk verrassend goed bij. De koninklijke weg betekent van oorsprong het volgen van de gebruikelijke weg, zonder zijpaden, en heeft ook de bijbetekenis van iets op een open, eerlijke en efficiënte manier aanpakken, zelfs als dat niet per se de snelste of slimste route lijkt. In projectmanagement is dat een krachtig beeld. De koninklijke route is niet per definitie de kortste weg, maar wel de weg die het meest zorgvuldig is ingericht.

De koninklijke route als beeld

De koninklijke route laat zich het beste voorstellen als een goed onderhouden, slingerende weg door een bosrijk gebied. Het is een route die meebeweegt met het landschap, rekening houdt met de omgeving en je langs de belangrijkste punten brengt. De weg is zichtbaar, begaanbaar en doordacht. Je weet waar je bent, waar je naartoe gaat en welke risico’s je onderweg kunt verwachten.

Dat wil niet zeggen dat deze route zonder gevaar is. Ook op de koninklijke route kom je obstakels tegen. Er kunnen beren op de weg zijn, stukken die lastiger begaanbaar zijn of situaties waarin je tempo moet aanpassen. Maar juist omdat de route in grote lijnen bekend en doordacht is, blijft zij beter bestuurbaar en voorspelbaar.

Waarom er zo vaak van wordt afgeweken

Toch wordt er in projecten vaak voor een snellere route gekozen. Dat is begrijpelijk. Tijdsdruk, politieke druk, budgetdruk of druk vanuit de organisatie zorgen ervoor dat de verleiding groot is om af te snijden.

In plaats van de nette route te volgen, wordt dan geprobeerd een pad door het bos te vinden dat verderop weer op de hoofdroute aansluit. Soms lukt dat. Soms levert het echt tijdwinst op. Maar vaak gaat dat gepaard met een prijs.

Die prijs zit meestal in drie dingen:

• lagere voorspelbaarheid
• hogere risico’s
• meer druk op mensen en organisatie

Zodra je afwijkt van de koninklijke route, verlaat je immers ook de gebaande paden van processen, kwaliteitscontroles en logische volgordes. Daardoor wordt het moeilijker om te overzien wat er nog op je afkomt. Juist dat maakt zulke kortere routes vaak minder voorspelbaar.

Korter betekent niet automatisch goedkoper

Een belangrijke misvatting is dat een snellere route ook een goedkopere route zou zijn. In de praktijk is vaak het tegenovergestelde waar.

Tijd verkorten kost meestal geld. Er moeten extra mensen bij. Er moet prioriteit worden afgedwongen. Werk wordt naar voren gehaald terwijl de randvoorwaarden nog niet op orde zijn. Afdelingen moeten ineens improviseren. Engineers moeten ad hoc iets regelen dat eigenlijk later en in een rustiger tempo had moeten gebeuren.

Dat leidt vaak tot meer frustratie in de organisatie. Niet alleen omdat processen worden overgeslagen, maar ook omdat de druk onevenredig op bepaalde mensen terechtkomt. De projectmanager staat dan letterlijk of figuurlijk aan iemands bureau om toch nog even iets voor elkaar te krijgen. Soms moet dat. Maar zelden maakt het het project beter of prettiger.

Kwaliteit komt ook onder druk te staan

Naast tijd en geld raakt ook de kwaliteit onder druk wanneer te vaak van de koninklijke route wordt afgeweken.

De route door het bos slaat immers niet alleen tijd over, maar vaak ook tussenstappen die juist nodig waren om de oplossing robuust te maken. Bepaalde controles worden minder grondig gedaan. Besluiten worden sneller genomen. Documentatie blijft achter. Ontwerpkeuzes worden minder goed doordacht. Dat kan betekenen dat het eindresultaat wel op tijd klaar lijkt, maar in werkelijkheid op een wankelere fundering rust.

De koninklijke route is daarmee niet alleen de langste route, maar vaak ook de route waarin kwaliteit het best geborgd is.

Moet je dan altijd de koninklijke route volgen

Nee. De koninklijke route is geen dogma. Het is een vertrekpunt.

Zij helpt om zichtbaar te maken hoeveel tijd, geld en inspanning er nodig zijn om op een zorgvuldige manier tot een hoogwaardig resultaat te komen. Juist wanneer het eindresultaat helder is, bijvoorbeeld bij de uitfasering van een systeem of het realiseren van een vaste infrastructuurmijlpaal, is dat enorm waardevol.

Maar dat betekent niet dat er onderweg nooit van mag worden afgeweken. Soms is dat juist verstandig. Mits het bewust gebeurt, de risico’s worden begrepen en de organisatie bereid is de consequenties te dragen.

Wanneer een adaptieve aanpak beter past

Zodra het eindresultaat minder scherp is en er meerdere wegen naar Rome leiden, wordt een meer adaptieve aanpak vaak logischer. Dan is het minder zinvol om vooraf één volledige route door het bos uit te tekenen.

In plaats daarvan leg je steeds kortere stukken af. Je leert onderweg. Je kijkt samen met de opdrachtgever waar je staat, wat je hebt gezien, wat het heeft opgeleverd en wat de volgende stap moet zijn. Daarmee voorkom je dat de opdrachtgever op een heel ander punt van de kaart staat te wachten en zich afvraagt waar tijd en geld zijn gebleven.

Je maakt de reis dan niet volledig voorspelbaar, maar wel navolgbaar. En dat is in zulke contexten vaak belangrijker.

Je kunt ook beide combineren

In veel projecten is de slimste aanpak niet kiezen tussen de koninklijke route of het bospad, maar beide combineren.

De koninklijke route blijft dan het oorspronkelijke vertrekpunt. Zij laat zien wat de meest zorgvuldige, logische weg is. Maar onderweg kan bewust voor alternatieve stukken worden gekozen. Soms ga je sneller door struiken en bosjes omdat het risico acceptabel is en de winst duidelijk. Soms kies je er juist voor weer terug te keren naar de oude route, bijvoorbeeld omdat daar een ravijn wordt omzeild dat je eerder niet goed zag.

Dat vraagt wel om iets belangrijks: rust en vertrouwen. Zonder rust en vertrouwen wordt elke afwijking van de koninklijke route al snel paniekvoetbal. Dan wordt afwijken geen bewuste keuze meer, maar een wanhoopspoging. En juist dan neemt de kans toe dat je verdwaalt of in een moeras terechtkomt.

Waarom de koninklijke route zo’n nuttig begrip is

De kracht van de koninklijke route zit er dus niet in dat zij altijd gevolgd moet worden. De kracht zit erin dat zij een gemeenschappelijk referentiepunt biedt.

Zij helpt om zichtbaar te maken:

• wat de nette en zorgvuldige route zou zijn
• welke kwaliteit daarmee geborgd wordt
• hoeveel tijd en geld daarvoor nodig zijn
• en wat er gebeurt als je daarvan afwijkt

Dat maakt het gesprek over keuzes zuiverder. Niet als een discussie tussen goed en fout, maar als een discussie over consequenties.

En misschien is dat uiteindelijk wel de belangrijkste waarde van de koninklijke route in projecten. Niet dat zij altijd bewandeld moet worden, maar dat zij helpt om bewuster te kiezen wanneer je daarvan afwijkt.