Eigenaarschap in IT projecten: De sleutel tot succesvol veranderen

In de vorige blog uit deze serie hebben we gekeken naar voorspelbaarheid. Met behulp van een duidelijke routekaart zorgen we ervoor dat een project of programma richting krijgt en dat belanghebbenden kunnen zien waar de verandering naartoe gaat.

Maar een goede routekaart alleen is niet voldoende.

Veel projecten beschikken over een planning, rapportages en governance-structuren en lopen toch vast. Niet omdat de aanpak ontbreekt, maar omdat niemand zich werkelijk eigenaar voelt van het resultaat.

Daarom is eigenaarschap het tweede fundament van de Quilyx VERDER-methode.

Verantwoordelijkheid is niet hetzelfde als eigenaarschap

In veel organisaties zijn verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd. Rollen worden beschreven, taken verdeeld en rapportagelijnen ingericht.

Toch betekent verantwoordelijkheid nog niet automatisch dat iemand eigenaarschap neemt.

Verantwoordelijkheid gaat over het uitvoeren van een taak. Eigenaarschap gaat over betrokkenheid bij het resultaat.

Wie eigenaarschap neemt kijkt niet alleen naar zijn eigen taak, maar naar het geheel. Problemen worden niet doorgeschoven, maar opgepakt omdat zij het succes van het project beïnvloeden.

Juist dat verschil bepaalt vaak of een project uiteindelijk slaagt.

Waarom eigenaarschap vaak ontbreekt

Projecten vinden plaats in complexe organisaties met verschillende afdelingen, leveranciers en belangen.

Iedere partij heeft zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Teams richten zich op hun eigen deel van het werk. Managers sturen op rapportages en leveranciers leveren wat contractueel is afgesproken.

Het gevolg is dat iedereen zijn rol vervult, maar dat niemand zich eigenaar voelt van het eindresultaat.

Het project verandert dan langzaam in een verzameling activiteiten in plaats van een gezamenlijke inspanning om een doelstelling te realiseren.

Daar ontstaat het risico dat problemen te laat worden gesignaleerd of dat niemand zich geroepen voelt om een knelpunt daadwerkelijk op te lossen.

Eigenaarschap betekent niet alles zelf doen

Een belangrijk misverstand is dat eigenaarschap betekent dat één persoon alles moet oplossen.

Dat is niet het geval.

Een projectmanager vervult eerder de rol van dirigent van een orkest. Iedereen speelt zijn eigen instrument, maar iemand moet zorgen dat het geheel samenkomt.

Eigenaarschap betekent daarom niet dat alle werkzaamheden door één persoon worden uitgevoerd. Het betekent dat iemand verantwoordelijkheid neemt voor het geheel en ervoor zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment handelen.

Dat vraagt overzicht, betrokkenheid en de bereidheid om in te grijpen wanneer dat nodig is.

Eigenaarschap moet bewust worden georganiseerd

Eigenaarschap ontstaat niet vanzelf. Het moet bewust worden georganiseerd.

Dat begint met duidelijke rollen en mandaten. Teams moeten weten waar zij verantwoordelijkheid voor dragen en ruimte krijgen om beslissingen te nemen.

Ook specifieke onderwerpen binnen een project moeten een eigenaar hebben. Denk bijvoorbeeld aan risico’s, afhankelijkheden of belangrijke besluitmomenten.

Dat is een belangrijk inzicht. Wie eigenaarschap wil organiseren, moet voorkomen dat verantwoordelijkheid in een team, overleg of rapportage verdwijnt. Een groep is zelden echt eigenaar. Eigenaarschap hoort uiteindelijk bij een persoon of een expliciet benoemde rol.

Door eigenaarschap expliciet te beleggen wordt voorkomen dat onderwerpen tussen verschillende partijen blijven hangen.

Daarnaast vraagt eigenaarschap om transparantie. Wanneer de voortgang zichtbaar is en resultaten regelmatig worden gedeeld, ontstaat er vertrouwen in de aanpak van het project.

Eigenaarschap vraagt betrouwbaarheid en consistentie

Eigenaarschap is niet alleen een organisatorisch vraagstuk. Het is ook een persoonlijke kwaliteit.

Eigenaarschap begint bij voorspelbaar gedrag. Zeggen wat je doet. Doen wat je zegt. Beslissingen niet ontwijken, maar dragen.

Dat vraagt betrouwbaarheid, duidelijkheid en consistentie. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat afspraken niet blijven zweven, dat besluiten niet worden uitgesteld en dat problemen niet worden doorgeschoven.

Juist daardoor ontstaat vertrouwen. En zonder vertrouwen is eigenaarschap in de praktijk nauwelijks houdbaar.

Eigenaarschap is ook leiderschap

Eigenaarschap is niet alleen een kwestie van controleren of aanspreken. Het vraagt ook dat iemand richting geeft, relaties onderhoudt, belangen verbindt en zichtbaar verantwoordelijkheid neemt wanneer het spannend wordt.

Daarmee wordt eigenaarschap een vorm van leiderschap in de praktijk.

Wie eigenaarschap neemt, wacht niet af tot anderen in beweging komen. Die persoon zorgt dat er duidelijkheid ontstaat, dat knelpunten bespreekbaar worden en dat het project in beweging blijft.

Modern eigenaarschap is vaak gedeeld eigenaarschap

In moderne projectomgevingen verschuift eigenaarschap steeds vaker naar teams.

Dat betekent niet dat eigenaarschap verdwijnt. Integendeel. Het betekent dat eigenaarschap slimmer wordt belegd.

De projectmanager blijft verantwoordelijk voor het geheel. Het team neemt eigenaarschap voor het werk. Belanghebbenden nemen eigenaarschap voor besluiten, prioriteiten en randvoorwaarden.

Juist die combinatie maakt een project sterker.

Eigenaarschap is dus niet iets dat je centraliseert. Het is iets dat je organiseert, ondersteunt en zichtbaar maakt.

Eigenaarschap binnen de Quilyx VERDER-methode

Binnen de VERDER-methode vormt eigenaarschap de schakel tussen voorspelbaarheid en rust.

Een duidelijke routekaart zorgt voor richting. Eigenaarschap zorgt ervoor dat die richting ook daadwerkelijk wordt gevolgd.

Bij Quilyx betekent eigenaarschap dat wij ons verbinden aan het succes van de opdracht. Niet alleen aan het uitvoeren van een rol of het bewaken van processen, maar aan het behalen van de doelstelling van het project of programma.

Dat vraagt betrokkenheid bij het geheel. Bij de voortgang, bij de samenwerking tussen teams en bij de impact van de verandering op de organisatie.

Voor ons betekent eigenaarschap daarom drie dingen.

Ten eerste dat iemand zichtbaar verantwoordelijkheid neemt voor het geheel.

Ten tweede dat eigenaarschap expliciet wordt belegd waar het hoort en niet impliciet blijft hangen tussen verschillende partijen.

Ten derde dat eigenaarschap alleen geloofwaardig is als het gepaard gaat met betrouwbaarheid, duidelijkheid en consequent handelen.

De basis voor rust in projecten

Wanneer een project voorspelbaar is en wanneer eigenaarschap duidelijk is belegd, ontstaat er iets wat in veel organisaties zeldzaam is binnen grote veranderingen.

Rust.

Rust betekent dat belanghebbenden vertrouwen hebben in de aanpak, dat problemen tijdig worden opgelost en dat teams weten waar zij naartoe werken.

Rust ontstaat niet vanzelf. Zij is het resultaat van voorspelbaarheid en eigenaarschap samen.

In de volgende blog uit deze serie gaan we daarom dieper in op het derde element van de VERDER-methode: Rust.