Resultaat in IT-projecten, wat moet je opleveren en waarom

In de vorige blog uit deze serie hebben we stilgestaan bij doelstelling. Daarbij hebben we het verschil uitgelegd tussen het waarom van de verandering en het wat dat een project of programma concreet moet opleveren.

In deze blog staat het vijfde element van de Quilyx VERDER-methode centraal: resultaat.

Want als de doelstelling richting geeft aan de verandering, dan maken resultaten die verandering concreet. Resultaten zijn de tastbare uitkomsten van een project of programma. Zij laten zien wat er werkelijk wordt opgeleverd en waarop gestuurd kan worden.

Tegelijk is het bepalen van de juiste resultaten minder vanzelfsprekend dan het soms lijkt. Want hoe definieer je resultaten die echt bijdragen aan de doelstelling. En hoe ga je om met resultaten die wel nuttig lijken, maar daar niet direct aan bijdragen.

Resultaten zijn geen losse opleveringen

Een resultaat is niet zomaar iets dat binnen een project wordt gedaan of opgeleverd. Een resultaat is een concrete uitkomst die aantoonbaar moet bijdragen aan de doelstelling van het project of programma. Daar zit een belangrijk verschil.

Projecten bevatten altijd veel activiteiten. Er worden analyses gemaakt, sessies georganiseerd, documenten opgesteld en keuzes voorbereid. Maar niet alles wat een project doet, is automatisch een resultaat in de betekenis die voor sturing echt relevant is.

Een resultaat moet betekenis hebben in relatie tot de doelstelling.

Juist daarom is het belangrijk om doelstelling en resultaat steeds in samenhang te bekijken. Niet eerst een lijst met opleveringen maken en pas daarna bedenken hoe die misschien nog ergens bij aansluiten, maar vanuit de doelstelling redeneren naar de resultaten die nodig zijn om die doelstelling te ondersteunen.

De doelstelling bepaalt welke resultaten relevant zijn

Dat wordt duidelijk in grootschalige veranderprogramma’s.

Bij een omvangrijke verandering van een samenwerkingsplatform was de doelstelling om het beveiligingsrisico te verlagen door samenwerkingsfuncties te verplaatsen naar doelsystemen die daarvoor het meest geschikt waren en door de leverancier werden ondersteund.

Binnen die doelstelling was één van de logische resultaten het opstellen van een doelarchitectuur. Die doelarchitectuur maakte inzichtelijk welke functionaliteit naar welk doelsysteem moest worden verplaatst.

Dat resultaat droeg direct bij aan de doelstelling. Het hielp immers om de gewenste verandering mogelijk en bestuurbaar te maken.

Tegelijkertijd kwam binnen hetzelfde programma ook de vraag op om data op te schonen. Dat was op zichzelf geen onlogische wens. Minder data maakt een migratie vaak eenvoudiger, sneller en beter beheersbaar.

Maar het droeg niet direct bij aan de doelstelling van dit programma.

Dat betekent niet dat het onderwerp dan automatisch van tafel moet. Wel betekent het dat het een andere prioriteit krijgt. Of dat het, als het belangrijk genoeg is, een eigen plek moet krijgen binnen een bredere programmastructuur met een eigen subdoelstelling.

Bijvoorbeeld een deelproject met als doelstelling het verlagen van de kosten van het samenwerkingsplatform. Binnen die context kan dataminimalisatie wél een logisch en direct relevant resultaat zijn.

Niet alles wat nuttig is, hoort in dezelfde doelstelling thuis

Dat is een belangrijk principe in projectsturing. Niet alles wat waardevol is, draagt direct bij aan dezelfde doelstelling. Juist wanneer allerlei nuttige onderwerpen onder één project of programma worden geschoven, ontstaat het risico dat de focus vervaagt. Dan wordt het project steeds voller, terwijl de bestuurlijke scherpte afneemt.

Het gevolg is vaak dat teams wel veel doen, maar dat de samenhang tussen doelstelling en resultaat langzaam verdwijnt.

En op het moment dat die samenhang verdwijnt, wordt het steeds moeilijker om goede prioriteiten te stellen.

Resultaten zijn ook nodig om vertrouwen te behouden

Resultaten zijn niet alleen belangrijk voor inhoudelijke sturing. Zij zijn ook cruciaal voor vertrouwen.

Een project dat al maanden zegt dat er hard wordt gewerkt, maar ondertussen niets tastbaars laat zien, roept vroeg of laat wantrouwen op. Belanghebbenden willen kunnen zien dat er voortgang is. Opdrachtgevers willen merken dat de investering iets oplevert. Teams hebben er zelf ook baat bij om te ervaren dat hun inspanningen zichtbaar resultaat hebben.

Juist daarom zijn concrete resultaten zo belangrijk. Zij maken de beweging zichtbaar. Zij laten zien dat het project niet alleen bezig is, maar ook werkelijk iets oplevert.

Houd de relatie tussen doelstelling en resultaat zuiver

Daarom is het belangrijk om de combinatie van doelstelling en resultaat altijd scherp en zuiver te houden.

• Welke resultaten dragen direct bij aan de doelstelling.
• Welke resultaten zijn ondersteunend, maar niet direct bepalend.
• Welke onderwerpen zijn waardevol, maar horen eigenlijk in een andere doelstelling of een ander deelproject thuis.

Door die vragen steeds expliciet te stellen, blijft het project bestuurbaar en blijft ook de energie van het team gericht op de zaken die er echt toe doen.

Wanneer verkeerde resultaten ontstaan

Wanneer een project toch resultaten begint op te leveren die niet direct aan de doelstelling gekoppeld kunnen worden, is dat vaak een signaal dat er iets anders onder druk staat.

Kijk in zo’n situatie dan niet alleen naar de inhoud, maar ook naar de onderliggende projectdynamiek.

• Hoe staat het met de voorspelbaarheid. Is nog helder waar naartoe wordt gewerkt.
• Hoe staat het met het eigenaarschap. Worden keuzes echt gedragen en bewaakt.
• Hoe staat het met de rust. Is er nog ruimte om goede afwegingen te maken, of schiet het project in reactief gedrag.

Vaak blijkt dat één of meer van deze elementen onvoldoende zijn ingericht. En juist daardoor ontstaat de neiging om resultaten na te jagen die niet echt bijdragen aan de doelstelling.

Resultaat binnen de Quilyx VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode is resultaat daarom nooit een los eindpunt.

Resultaten zijn de concrete vertaling van de doelstelling naar tastbare uitkomsten. Zij laten zien wat een project of programma daadwerkelijk oplevert en waarop gestuurd kan worden.

Maar resultaten hebben pas echt waarde wanneer zij logisch verbonden zijn met het waarom van de verandering.

Daarom kijken wij bij Quilyx niet alleen naar wat er moet worden opgeleverd, maar steeds ook naar de vraag of dat resultaat daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstelling en of het op het juiste moment, met de juiste prioriteit en in de juiste context wordt gerealiseerd.

De vijf elementen samen

Met deze blog hebben we nu alle vijf de elementen van de VERDER-methode behandeld.

• Voorspelbaarheid geeft richting en overzicht.
• Eigenaarschap zorgt dat die richting ook daadwerkelijk wordt gevolgd.
• Rust creëert de omstandigheden om goed te kunnen functioneren.
• Doelstelling houdt het waarom van de verandering scherp.
• Resultaat maakt die verandering concreet.

Juist in de samenhang van die vijf elementen ontstaat de basis voor succesvolle IT-projecten en programma’s.