Voorspelbaarheid als fundament voor succesvolle IT-verandering

In onze vorige blog introduceerden wij de Quilyx VERDER-methode. Deze methode is opgebouwd uit vijf elementen: Voorspelbaarheid, Eigenaarschap, Rust, Doelstelling en Resultaat. Samen vormen zij de basis van hoe wij kijken naar succesvolle IT-verandering.

In deze blog staat het eerste element van de methode centraal: voorspelbaarheid.

Dat doen wij niet voor niets. Voorspelbaarheid is wat ons betreft één van de belangrijkste voorwaarden om een project of programma succesvol te laten zijn. Misschien nog wel belangrijker is dat voorspelbaarheid nodig is om er überhaupt mee door te kunnen gaan.

Zonder voorspelbaarheid ontstaat al snel een situatie waarin belanghebbenden het vertrouwen in het project verliezen. Of het project verdwijnt naar de achtergrond doordat andere initiatieven een hogere prioriteit krijgen. Juist daarom is het belangrijk dat een project voorspelbaar is en voorspelbaar blijft, zodat betrokkenen altijd weten waar naartoe wordt gewerkt.

Voorspelbaarheid zorgt voor vertrouwen. En vertrouwen zorgt ervoor dat een project de ruimte krijgt om resultaten te realiseren.

Voorspelbaarheid binnen de VERDER-methode

Binnen de VERDER-methode is voorspelbaarheid geen los begrip. Het is een dragend element onder succesvolle verandering.

Waar voorspelbaarheid ontbreekt, ontstaat onrust. Besluitvorming vertraagt. Belanghebbenden haken af. Prioriteiten verschuiven. Daarmee komt niet alleen de voortgang onder druk te staan, maar uiteindelijk ook het eigenaarschap, de doelstelling en het resultaat.

Juist daarom beginnen wij in deze serie met voorspelbaarheid. Zonder voorspelbaarheid is er geen stevig fundament om op verder te bouwen.

Voorspelbaarheid is meer dan rapporteren

Voorspelbaarheid gaat verder dan een maandelijkse rapportage. Rapportages spelen uiteraard een rol, maar vormen slechts een onderdeel van het geheel.

Bij Quilyx werken wij daarom met een vast projectoverzicht op één pagina. In het Engels wordt dit vaak een one-pager genoemd. Dit overzicht maakt in één oogopslag duidelijk waar het project staat, wat eraan komt en welke aandachtspunten er zijn.

Waarom dit zo belangrijk is voor projecten en programma’s, en hoe dit op hoger niveau veel rust en overzicht geeft met relatief weinig inspanning, lichten wij toe in een aparte blog in deze serie.

Een rapportage met een vast ritme en een duidelijke rode draad is echter essentieel voor voorspelbaarheid.

Een project moet als een verhaal te volgen zijn

Belanghebbenden moeten een project kunnen volgen als een logisch verhaal. Denk aan een televisieserie met wekelijkse afleveringen. Je hoeft niet iedere keer alle hoofdpersonen opnieuw te introduceren, maar een korte terugblik op wat er eerder is gebeurd en een vooruitblik op wat eraan komt helpt om betrokken te blijven.

Hetzelfde geldt voor projecten. Een korte terugblik op wat er is gebeurd en een vooruitblik op wat op de planning staat helpt belanghebbenden om het project te blijven volgen en te begrijpen waar de verandering naartoe gaat.

Voorspelbaarheid ontstaat wanneer dat verhaal consistent en logisch wordt verteld.

De routekaart als kloppend hart van de voorspelbaarheid

Bij Quilyx beginnen wij vrijwel altijd met het opstellen van een routekaart.

In de eerste twee weken voeren wij gesprekken met belanghebbenden en verzamelen wij informatie. Daarbij richten wij ons vooral op de doelstelling van de verandering en het waarom achter het initiatief. Over dat onderwerp volgt later in deze serie een aparte blog.

Met de informatie die wij ophalen, zijn wij aan het einde van die eerste twee weken in staat om een eerste concept van de routekaart te presenteren. Dit is een hoog-over overzicht van de route van A naar B en vormt het kloppend hart van de voorspelbaarheid binnen het project of programma.

De routekaart is daarmee niet alleen een planningsinstrument, maar ook een manier om richting te geven aan de verandering en belanghebbenden mee te nemen in het verhaal van het project.

Van routekaart naar besluitvorming

In de twee weken daarna verfijnen wij de routekaart en gaan wij dieper in op de belangrijkste onderdelen van het initiatief. Denk daarbij onder andere aan:

• het verder afbakenen van de scope
• het in kaart brengen van belanghebbenden
• het identificeren van risico’s en issues
• het inzichtelijk maken van afhankelijkheden
• het vastleggen van aannames en uitgangspunten
• het definiëren van de resultaten die nodig zijn om de doelstelling te bereiken

Op die manier brengen wij de verandering binnen ongeveer een maand naar een punt waarop besluitvorming kan plaatsvinden over de voortgang van het project of programma.

Het gaat te ver om hier alle artefacten uitgebreid te behandelen. In deze blogserie zullen wij afzonderlijke blogs wijden aan onderwerpen zoals de betrokkenheid van belanghebbenden in kaart brengen en beheren en andere belangrijke projectinstrumenten.

Resultaten leveren in plaats van wachten op mijlpalen

Met een routekaart en een tweewekelijkse rapportagecyclus ontstaat al een belangrijk deel van de voorspelbaarheid. De volgende stap is het daadwerkelijk leveren van resultaten.

Hoewel de term mijlpaal nog steeds veel wordt gebruikt in projectmanagement, wachten wij liever niet tot we mijlen verder zijn voordat de eerste resultaten zichtbaar worden.

Ons uitgangspunt is simpel: zeg wat je doet en doe wat je zegt.

Daarom definiëren wij resultaten die kort-cyclisch haalbaar zijn. Door regelmatig concrete deelresultaten te realiseren wordt voorspelbaarheid zichtbaar. Dit versterkt het vertrouwen in de aanpak én in de persoon die het eigenaarschap van de verandering op zich neemt.

Daarmee raakt voorspelbaarheid ook direct aan het volgende element van de VERDER-methode: Eigenaarschap. Want voorspelbaarheid ontstaat niet alleen door plannen en rapporteren, maar ook doordat iemand verantwoordelijkheid neemt en waarmaakt wat is afgesproken.

Een goed ingerichte projectomgeving

Naast structuur en resultaten is ook een goed georganiseerde projectomgeving belangrijk.

In veel organisaties betekent dit tegenwoordig een goed ingericht Teams-kanaal waarin het projectteam samenwerkt en informatie deelt. Voor backlogmanagement werken wij vaak met tools zoals Jira of Azure DevOps, maar wij zijn gewend om met verschillende systemen te werken. Tooling en samenwerkingstools vormen een onderwerp waar wij later in deze blogserie uitgebreider op ingaan.

Een belangrijk hulpmiddel binnen projectbesturing is het zogenoemde RAID-log. RAID staat voor Risk, Action, Issues en Decisions. In het Nederlands gaat het dus om een overzicht van risico’s, acties, problemen en besluiten.

Hoewel een Nederlandse afkorting mogelijk zou zijn, gebruiken wij meestal gewoon de internationale term RAID-log. Ook hieraan zullen wij in deze serie een aparte blogpost wijden.

Voorspelbaarheid als basis voor de rest

Voorspelbaarheid ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om structuur, duidelijke communicatie, een logisch verhaal, zichtbare resultaten en een goed ingerichte projectomgeving.

Wanneer die elementen samenkomen, ontstaat vertrouwen. En dat vertrouwen is essentieel om een verandering succesvol te laten verlopen.

Binnen de VERDER-methode is voorspelbaarheid daarmee het beginpunt, maar nooit het eindpunt. Het legt de basis voor eigenaarschap. En waar voorspelbaarheid en eigenaarschap samenkomen, ontstaat rust. Vanuit die rust kan gericht worden gewerkt aan de doelstelling en het resultaat.

In onze volgende blog staat daarom het tweede element van de VERDER-methode centraal: Eigenaarschap. Hoe organiseren wij eigenaarschap binnen projecten en programma’s, waarom is dat zo belangrijk en hoe hangt dit samen met voorspelbaarheid en rust?

Daarover leest u meer in het volgende deel van deze serie.