Waarom rust onmisbaar is voor projectsucces

In de vorige blogs uit deze serie hebben we stilgestaan bij voorspelbaarheid en eigenaarschap. Daarmee hebben we twee belangrijke fundamenten van de Quilyx VERDER-methode behandeld.

In deze blog staat het derde element centraal: rust.

Rust klinkt misschien minder tastbaar dan een routekaart, planning of besluitvormingsstructuur. Toch is rust van enorme waarde voor het succes van een project of programma. Niet als luxe, maar als voorwaarde om goed te kunnen functioneren, om vertrouwen op te bouwen en om duurzame resultaten te behalen.

Rust bespaart energie

Rust is in de eerste plaats belangrijk omdat het enorm veel energie scheelt.

Vanuit rust kan veel efficiënter worden gewerkt dan vanuit paniek of een omgeving met voortdurende druk. In een rustige projectomgeving kunnen mensen beter nadenken, beter samenwerken en beter tot hun recht komen. Zij kunnen dan echt in hun kracht worden gezet en beter presteren.

Dat betekent niet dat er geen druk mag zijn. Projecten werken immers toe naar deadlines, doelstellingen en resultaten. Er moet voortgang zijn en er moeten keuzes worden gemaakt.

Maar er is een groot verschil tussen gezonde druk en voortdurende onrust.

Paniek kost energie. Crisisoverleggen kosten energie. Micromanagement kost energie. En een continue onderstroom van onzekerheid, waarin mensen zich afvragen of zij het wel goed doen of straks nog wel onderdeel zijn van het project, kost misschien nog wel de meeste energie van allemaal.

Rust daarentegen creëert ruimte. Ruimte voor focus, voor positiviteit en voor goed werk.

Rust helpt teams om te presteren

Rust is ook belangrijk omdat teams zonder rust zelden echt goed gaan functioneren.

Wanneer een project voortdurend onder spanning staat, blijven teams hangen in reactief gedrag. Mensen beschermen zichzelf, richten zich op incidenten en verliezen de ruimte om als collectief sterker te worden.

Juist rust helpt teams om verder te groeien. Het creëert de omstandigheden waarin mensen vertrouwen krijgen in elkaar, initiatief durven nemen en beter samenwerken.

In termen van Tuckman is rust daarmee een belangrijke voorwaarde om als team het niveau van presteren te bereiken. Op dat onderwerp komen we in een latere blog in deze serie uitgebreider terug.

Rust is niet alleen belangrijk voor het team

Rust is niet alleen van belang voor het projectteam zelf. Ook voor de organisatie, de opdrachtgever en andere belanghebbenden is rust van grote waarde.

Iedere organisatie kent wel zo’n project dat voortdurend wordt uitgesteld, geregeld voor fouten of incidenten zorgt en waar niemand nog echt vertrouwen in heeft. Zo’n project trekt energie weg uit de hele omgeving. Het kost aandacht, veroorzaakt twijfel en leidt vaak tot irritatie of moedeloosheid.

Hoe anders is een project dat gewoon doet wat het heeft beloofd.

Een project dat zijn resultaten behaalt. Een project dat binnen tijd en budget blijft. Een project waarvan de tweewekelijkse rapportages laten zien dat het goed gaat. Een project waarvan het team gemotiveerd is en waarvan de omgeving ziet dat er voortgang wordt geboekt.

Dan ontstaat een heel andere dynamiek.

Het team heeft er zin in. De belanghebbenden hebben vertrouwen. De opdrachtgever ziet grip en voortgang. En als er dan een keer iets tegenvalt, is er veel meer bereidheid om samen naar een oplossing te zoeken. Bijvoorbeeld door een change goed te keuren, een budgetaanpassing te accepteren of een werkbare tussenoplossing te ondersteunen.

Rust maakt een project niet kwetsbaarder. Rust maakt een project juist veerkrachtiger.

Zonder rust wordt zelfs een goed project zwaar

Voor ons is rust cruciaal om een project echt succesvol neer te zetten.

Zonder rust wordt een project al snel een zware opgave. Dan neemt de kans toe dat mensen opgebrand raken, belanghebbenden afhaken en er een algemene negatieve sfeer rond het project ontstaat. Zodra dat gebeurt, komt ook het vertrouwen onder druk te staan.

En als het vertrouwen wegvalt, kan een project formeel misschien nog steeds zijn resultaten behalen, maar voelt het voor de organisatie toch niet als een succes.

Dat laat ook zien dat projectsucces verder gaat dan alleen planning en budget.

Een bekend voorbeeld daarvan is de uitbreiding van London Heathrow Airport. Hoewel het project in formele zin succesvol leek doordat het volgens planning werd opgeleverd, zorgden de problemen met de bagageafhandeling in de periode daarna voor zoveel onrust en negatieve beeldvorming dat het project breed als mislukt werd gezien.

Het tegenovergestelde zie je bij het Sydney Opera House. Dat project liep sterk uit in tijd en kosten, maar wordt inmiddels gezien als een van de meest succesvolle projecten ter wereld, omdat het enorme culturele, economische en symbolische waarde heeft opgeleverd voor Sydney en Australië.

Die voorbeelden laten zien dat succes niet alleen wordt bepaald door de vraag of een project op tijd of binnen budget is opgeleverd. Ook de beleving, het vertrouwen en de uiteindelijke impact bepalen hoe een project wordt beoordeeld.

Rust ontstaat niet vanzelf

Rust is niet iets wat vanzelf ontstaat. Het is het resultaat van goed projectmanagement.

Rust ontstaat wanneer mensen weten waar zij aan toe zijn. Wanneer er voorspelbaarheid is. Wanneer eigenaarschap duidelijk is belegd. Wanneer besluiten op tijd worden genomen. Wanneer problemen niet blijven hangen, maar worden aangepakt.

Daarmee is rust ook geen losstaand element binnen de VERDER-methode.

Rust ontstaat juist uit de combinatie van voorspelbaarheid en eigenaarschap. Een duidelijke routekaart geeft richting. Eigenaarschap zorgt dat die richting wordt gevolgd. En wanneer die twee samenkomen, ontstaat er ruimte voor rust.

Rust binnen de Quilyx VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode is rust daarom geen zachte bijzaak, maar een harde succesfactor.

Rust betekent voor ons dat een project niet voortdurend brandjes hoeft te blussen om in beweging te blijven. Het betekent dat het team met vertrouwen kan werken, dat de omgeving vertrouwen houdt in de aanpak en dat resultaten op een gezonde en duurzame manier kunnen worden gerealiseerd.

Een project dat rust uitstraalt, straalt grip uit. Het laat zien dat de verandering wordt geleid in plaats van ondergaan.

En precies daarom is rust zo belangrijk.

Op naar het volgende element van de VERDER-methode

Met voorspelbaarheid, eigenaarschap en rust hebben we nu de drie eerste kernfactoren van de VERDER-methode behandeld.

In de volgende blog uit deze serie gaan we daarom verder met het vierde element: doelstelling.

Want uiteindelijk draait een project of programma niet alleen om beheersing of voortgang, maar om de vraag wat er daadwerkelijk moet worden bereikt en waarom dat ertoe doet.