Projectmanagement
Waardegedreven projectmanagement. Waarom niet elk project zich laat sturen als een machine
Veel projectmethoden zijn gebouwd op het idee dat een project voorspelbaar kan worden ontworpen, opgeknipt en bestuurd. Dat werkt in veel situaties goed. Zeker wanneer de doelstelling helder is, de route redelijk bekend is en het werk zich goed laat opdelen in beheersbare stappen.
Toch is niet ieder project zo voorspelbaar.
Sommige veranderopgaven zijn simpelweg te complex, te dynamisch of te menselijk om volledig te vangen in een klassieke sturingslogica. In dat soort situaties ontstaat spanning tussen de behoefte aan controle en de werkelijkheid van verandering.
Precies daar komt waardegedreven projectmanagement in beeld.
Waardegedreven projectmanagement vertrekt vanuit planning, scope en beheersing, maar geeft daarnaast een centrale plek aan gedeelde waarden, bedoeling en richting. Dat helpt om beter te sturen in situaties waarin klassieke projectlogica tekortschiet.
Wanneer klassieke projectsturing niet genoeg is
In veel organisaties wordt projectmanagement nog steeds benaderd alsof ieder project min of meer hetzelfde werkt. Er is een scope, een planning, een budget en een reeks activiteiten die moet leiden tot een resultaat.
Die benadering heeft veel waarde. Tegelijk kent zij ook grenzen.
Sommige projecten spelen zich af in een omgeving waarin belangen voortdurend verschuiven, doelen zich onderweg verder ontwikkelen of de uitkomst nog niet volledig scherp is. Denk aan organisatieverandering, cultuurverandering, complexe innovatietrajecten of initiatieven waarin veel verschillende partijen met elkaar moeten samenwerken.
In zulke contexten kan een te sterke nadruk op beheersing juist een rem worden. Beheersing blijft belangrijk, maar is op zichzelf onvoldoende.
Verandering is niet altijd lineair
Eén van de grootste misverstanden in projectmanagement is dat verandering zich altijd lineair laat organiseren.
Alsof een project begint met analyse, daarna overgaat in ontwerp, dan uitvoering en vervolgens gecontroleerd landt in de organisatie.
Soms werkt het zo. Vaak ook niet.
In werkelijkheid verlopen veel verandertrajecten grilliger. Nieuwe inzichten ontstaan onderweg. Betekenissen verschillen per groep. Weerstand en steun ontwikkelen zich niet netjes volgens planning. En wat op papier logisch lijkt, blijkt in de praktijk soms toch niet te werken.
In dat soort situaties is een andere vorm van houvast nodig.
Structuur blijft belangrijk. Richting ook. Betekenis evenzeer. En uiteindelijk draait het om de waarde die een project moet opleveren.
Wat waardegedreven projectmanagement is
Waardegedreven projectmanagement vertrekt vanuit de vraag welke waarde het project werkelijk moet creëren en welke gedeelde uitgangspunten nodig zijn om die waarde in een complexe omgeving te realiseren.
Daardoor staat niet alleen het eindresultaat centraal, maar ook de onderliggende bedoeling van de verandering. Wat probeert de organisatie hier echt te bereiken. Waarom doet dit ertoe. En welke waarden moeten in de uitvoering zichtbaar blijven om de verandering geloofwaardig en werkbaar te maken.
Dat vraagt om een andere manier van kijken.
Een manier die professioneel en scherp blijft, maar minder mechanisch van aard is.
Waarden geven richting als de route nog niet volledig vastligt
In voorspelbare projecten helpt een planning om koers te houden.
In complexere projecten is dat niet altijd genoeg. Dan helpt het enorm wanneer er ook gedeelde waarden zijn die richting geven aan gedrag, keuzes en samenwerking.
Waarden helpen bijvoorbeeld om te bepalen:
- hoe met onzekerheid wordt omgegaan
- hoe besluiten worden genomen
- hoe mensen met elkaar samenwerken
- hoe spanning of conflict wordt benaderd
- wanneer een uitkomst nog steeds passend is, ook als de route verandert
Waarden zijn daarmee geen zachte toevoeging aan projectmanagement. Zij vormen juist een praktische manier om richting te houden wanneer nog niet alles vooraf vastligt.
Waarde gaat verder dan alleen baten
Het woord waarde wordt in projecten vaak snel gekoppeld aan businesscases, baten of financiële opbrengst. Dat is begrijpelijk, maar te beperkt.
Waarde kan ook zitten in:
- betere samenwerking
- hogere wendbaarheid
- meer vertrouwen
- minder risico
- grotere adoptie
- sterkere verbinding met de strategische koers
- meer draagvlak voor verandering
Dat maakt waardegedreven projectmanagement breder dan alleen batenmanagement. Het draait om de vraag of het project werkelijk iets toevoegt dat betekenisvol is voor de organisatie en haar omgeving.
Waarom dit goed past bij complexe veranderopgaven
In complexe verandertrajecten is sturen op vooraf gedefinieerde output vaak onvoldoende.
Dan moet ook voortdurend gekeken worden naar de waarde die onderweg ontstaat of juist onder druk komt te staan.
Leidt de gekozen route nog steeds tot de bedoeling van de verandering. Werkt de manier van samenwerken nog ondersteunend. Wordt de verandering gedragen. Ontstaat er vertrouwen of juist vermoeidheid. Brengt het project nog steeds de beweging op gang die nodig is.
Dat soort vragen zijn essentieel in projecten die niet alleen iets moeten opleveren, maar ook echt iets moeten veranderen.
De rol van leiderschap
Waardegedreven projectmanagement vraagt ook iets van leiderschap.
De projectmanager moet structuur bieden en tegelijk de betekenis van de verandering helpen vasthouden. Dat vraagt om het vermogen om gesprekken te voeren over bedoeling, spanning, belangen en samenwerking. Ook vraagt het om zicht op de vraag of het project nog steeds wordt uitgevoerd op een manier die past bij de waarden van de verandering.
Dat vraagt om volwassen leiderschap.
Soms is harde sturing nodig. Soms is ruimte nodig om de juiste waarde te laten ontstaan. Juist het onderscheid tussen die twee maakt het verschil.
De relatie met de VERDER-methode
Binnen de Quilyx VERDER-methode sluit waardegedreven projectmanagement logisch aan op meerdere elementen tegelijk.
Het versterkt doelstelling, omdat het helpt om het waarom van de verandering centraal te houden.
Het ondersteunt resultaat, omdat het dwingt na te denken over welke uitkomsten werkelijk waarde toevoegen.
Het helpt eigenaarschap, omdat mensen zich eerder verbinden aan verandering wanneer zij de bedoeling ervan begrijpen.
En het draagt bij aan rust, omdat projecten minder snel verstrikt raken in een puur mechanische beheersing van iets dat eigenlijk om betekenisvolle sturing vraagt.
Een verdieping van projectmanagement
Waardegedreven projectmanagement is geen afrekening met klassiek projectmanagement.
Planning, scope en voortgang blijven gewoon belangrijk. In veel situaties vormen zij zelfs de ruggengraat van een goed project.
Waardegedreven projectmanagement voegt daar een extra laag aan toe voor situaties waarin klassieke instrumenten wel nodig zijn, maar niet voldoende. Het verrijkt projectmanagement met een scherpere blik op waarde, bedoeling en context.
Daardoor wordt projectmanagement rijker en beter passend bij complexe verandering.
Waarom dit relevant is voor organisaties
Organisaties veranderen steeds vaker in omgevingen die minder voorspelbaar zijn dan vroeger. Technologie, marktbewegingen, interne afhankelijkheden en menselijke dynamiek zorgen ervoor dat veel veranderopgaven niet meer netjes in een lineair schema passen.
Juist daarom is het belangrijk dat projectmanagement zich ook ontwikkelt.
De uitdaging is niet om alle structuur los te laten. De echte uitdaging is om beter te begrijpen wanneer andere vormen van sturing nodig zijn.
Waardegedreven projectmanagement helpt om die stap te maken.
Slot
Niet ieder project laat zich sturen als een machine.
Sommige projecten vragen om een aanpak waarin beheersing, waarde, richting en gedeelde uitgangspunten samenkomen.
Juist in die situaties biedt waardegedreven projectmanagement een krachtig perspectief.
Het verdiept goed projectmanagement en helpt om het beter te laten aansluiten op de werkelijkheid van complexe verandering.