Quilyx B.V. Privacyverklaring

Ingangsdatum: 2023-05-11 Laatst bijgewerkt: 2026-05-28

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Quilyx B.V. (“Quilyx”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt in het kader van haar IT-detacherings- en bemiddelingsdiensten, haar website en haar activiteiten op het gebied van de plaatsing van kandidaten en freelancers. Quilyx verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het toepasselijke Nederlandse recht.

1. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Quilyx B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven persoonsgegevens.

Quilyx B.V.
Rijnzathe 12, 3454 PV De Meern, Utrecht, Nederland
Algemeen e-mailadres: info@quilyx.com
Vragen over rechten en privacy: gdpr@quilyx.com
Telefoon: +31 30 401 0422

Quilyx is een SNA-gecertificeerde intermediair en handelt in overeenstemming met de Wet Toelating Terbeschikkingstelling Arbeidskrachten (WTTA).

2. Verzamelde persoonsgegevens

Afhankelijk van uw relatie met Quilyx kan Quilyx de volgende categorieen persoonsgegevens verwerken:

Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en professionele locatie.
Professionele gegevens: curriculum vitae, arbeidsverleden, opleiding, vaardigheden, certificeringen, uur- of salarisverwachtingen en beschikbaarheid.
Opdracht- en plaatsingsgegevens: gegevens over de functies, projecten en opdrachten waaraan u wordt gekoppeld of waarin u wordt geplaatst.
Correspondentiegegevens: de inhoud van e-mails en andere communicatie met Quilyx.
Website- en technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie en cookiegegevens (zie artikel 11).

Quilyx verwerkt niet routinematig bijzondere categorieen van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging of lidmaatschap van een vakbond). U wordt verzocht dergelijke informatie niet op te nemen in uw cv of andere door u verstrekte documenten.

3. Wijze van verzameling

Quilyx verzamelt persoonsgegevens op de volgende wijzen:

Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met Quilyx, een cv indient of reageert op een opdracht.
Via opdracht- en leveranciersmails die worden verzonden naar een gedeelde Quilyx-mailbox, gehost op Microsoft 365, die kandidaat- en opdrachtgegevens kunnen bevatten.
Uit openbaar beschikbare professionele bronnen, zoals LinkedIn en andere professionele netwerkplatforms.
Automatisch via uw gebruik van de Quilyx-website, door middel van cookies en vergelijkbare technieken.

4. Doel van de verwerking

Quilyx verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het leveren van IT-detacherings- en bemiddelingsdiensten, waaronder het koppelen van kandidaten en freelancers aan opdrachten.
Het lezen en structureren van binnenkomende opdrachtinformatie en het beoordelen van de geschiktheid van kandidaten voor beschikbare functies.
Het communiceren met u over opdrachten, sollicitaties en plaatsingen.
Het beheren van contractuele relaties met kandidaten, freelancers en opdrachtgevers.
Het voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen.
Het onderhouden, beveiligen en verbeteren van de Quilyx-website en -diensten.

5. Grondslag

Quilyx baseert zich op de volgende grondslagen op grond van artikel 6, lid 1, AVG:

Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG): wanneer u toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld om te worden benaderd over opdrachten of om uw profiel te laten verwerken voor matching. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.
Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG): wanneer u actief plaatsing zoekt, heeft Quilyx een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw gegevens om passende opdrachten te vinden en voor te leggen, afgewogen tegen uw rechten en vrijheden.
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG): wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u of met een opdrachtgever aan te gaan of uit te voeren.
Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG): wanneer Quilyx gegevens moet verwerken om aan een wettelijke plicht te voldoen, waaronder verplichtingen op grond van de WTTA en de belastingwetgeving.

Wanneer voor bepaalde verwerking toestemming als grondslag geldt, verkleint het weigeren of intrekken van toestemming waarschijnlijk de kans op een succesvolle voordracht.

6. Delen en verstrekking

Quilyx deelt persoonsgegevens uitsluitend waar nodig en op basis van een passende grondslag. Quilyx kan persoonsgegevens delen met:

Potentiele opdrachtgevers, om kandidaten voor passende functies voor te leggen.
Opdrachtgevers bij wie kandidaten worden geplaatst.
Andere bemiddelaars en intermediairs, voor zover relevant voor een plaatsing.
Door de kandidaat opgegeven referenten.
Dienstverleners, zoals IT-ondersteuning en hostingproviders, die handelen in opdracht van Quilyx.
E-mail- en productiviteitsproviders, in het bijzonder Microsoft (Microsoft 365), die de Quilyx-mailbox binnen de EER host en optreedt als verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst.
Professionele adviseurs, zoals juridische en boekhoudkundige adviseurs.
Een koper of rechtsopvolger, in geval van verkoop of overdracht van onderneming of activa.
Overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk vereist is.

Dienstverleners en andere verwerkers zijn verplicht passende beveiligingsmaatregelen te treffen en mogen de gegevens in beginsel niet voor eigen doeleinden gebruiken.

7. Internationale doorgiften

Quilyx slaat persoonsgegevens van kandidaten op en voert alle AI- en taalmodelverwerking lokaal uit op Quilyx-infrastructuur binnen Nederland en de Europese Economische Ruimte (EER). Er worden geen kandidaatgegevens verzonden naar AI-clouddiensten van derden. Mocht er enige doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER plaatsvinden, dan zorgt Quilyx voor een passende waarborg op grond van hoofdstuk V AVG (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).

8. Beveiliging van gegevens

Quilyx treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

Versleuteling van persoonsgegevens in rust.
Toegangscontroles die de toegang tot persoonsgegevens beperken tot bevoegd personeel.
Logging en audit van toegang tot en verwerking van persoonsgegevens.
Regelmatige back-ups van gegevens.
Een gedocumenteerde datalekprocedure, met melding aan de betrokken betrokkene en aan de Autoriteit Persoonsgegevens waar dit wettelijk vereist is.

Per e-mail ontvangen kandidaatgegevens worden eerst ontvangen en bewaard in de Quilyx-mailbox op Microsoft 365, een clouddienst voor e-mail die binnen de EER wordt gehost en door Microsoft als verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst wordt beheerd. Na inname in de Quilyx-systemen worden alle persoonsgegevens van kandidaten opgeslagen, en wordt alle AI- en taalmodelverwerking uitgevoerd, lokaal op Quilyx-infrastructuur binnen Nederland en de EER. Er worden geen kandidaatgegevens verzonden naar AI-clouddiensten van derden.

9. Bewaartermijn

Quilyx bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang wettelijk vereist. Als algemeen uitgangspunt geldt dat gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer nodig zijn.

Voor kandidaten en freelancers bewaart Quilyx persoonsgegevens gedurende 12 maanden vanaf de datum van het laatste contact, waarna deze worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is of een afzonderlijke overeenkomst van toepassing is.

10. Uw rechten op grond van de AVG

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u het recht op:

Inzage in uw persoonsgegevens.
Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
Verwijdering van uw gegevens (recht op vergetelheid).
Beperking van de verwerking.
Bezwaar tegen de verwerking, waaronder verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
Intrekking van toestemming te allen tijde, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Om deze rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via gdpr@quilyx.com. Quilyx verifieert uw identiteit voordat een verzoek wordt afgehandeld, ter bescherming van uw gegevens. Quilyx streeft ernaar binnen 30 dagen op verzoeken te reageren.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Geautomatiseerde verwerking en AI-ondersteunde matching

Quilyx maakt gebruik van geautomatiseerde technieken, waaronder lokaal uitgevoerde AI- en taalmodelverwerking, ter ondersteuning van haar wervingsactiviteiten. Quilyx gebruikt deze technieken in het bijzonder om binnenkomende opdrachtmails te lezen, daaruit gestructureerde gegevens te extraheren, en te scoren en toe te lichten hoe goed een kandidaatprofiel aansluit bij een opdracht.

Deze geautomatiseerde uitkomsten ondersteunen het oordeel van de menselijke recruiter. Zij leiden niet tot besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor een kandidaat zonder menselijke tussenkomst. Een menselijke recruiter beoordeelt en beslist over de matching en voordracht van kandidaten, in lijn met de waarborg in artikel 22 AVG.

Wanneer geautomatiseerde verwerking op deze wijze wordt ingezet, heeft u het recht om:

Menselijke tussenkomst te verkrijgen bij de verwerking.
Uw standpunt kenbaar te maken.
Een uitkomst te betwisten.

Wanneer voor een deel van deze verwerking toestemming als grondslag geldt, verkleint het weigeren waarschijnlijk de kans op een succesvolle voordracht.

Alle AI- en taalmodelverwerking wordt lokaal uitgevoerd op Quilyx-infrastructuur binnen Nederland en de EER, en er worden geen kandidaatgegevens verzonden naar AI-clouddiensten van derden.

12. Cookies

De Quilyx-website maakt gebruik van cookies, beheerd via een toestemmingsbanner. Het gaat om noodzakelijke cookies, functionele cookies, analytische cookies en advertentie- of targetingcookies. U kunt uw voorkeuren beheren via de toestemmingsbanner en uw browserinstellingen. Noodzakelijke cookies zijn vereist voor het functioneren van de website.

13. Wijzigingen in de verklaring

Quilyx kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in haar werkwijze of in wettelijke vereisten weer te geven. De hierboven vermelde datum “Laatst bijgewerkt” geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is herzien. Wezenlijke wijzigingen worden waar passend gecommuniceerd.

14. Verwerking van kandidaat- en freelancergegevens

Dit artikel bevat aanvullende details over de wijze waarop Quilyx de persoonsgegevens van kandidaten en freelancers verwerkt.

14.1 Reikwijdte

Dit artikel is van toepassing op personen wier gegevens Quilyx verwerkt met het oog op het matchen en plaatsen in IT-opdrachten, ongeacht of zij rechtstreeks hebben gesolliciteerd, via openbare professionele bronnen zijn gevonden, of in opdrachtcorrespondentie zijn vermeld.

14.2 Verzamelde gegevens

Quilyx kan identiteits- en contactgegevens, professionele gegevens (cv, arbeidsverleden, vaardigheden, certificeringen, beschikbaarheid en tariefverwachtingen) en opdrachtgerelateerde gegevens verzamelen. Deze gegevens worden rechtstreeks van de kandidaat verzameld, via opdracht- en leveranciersmails verzonden naar een gedeelde Quilyx-mailbox, en uit openbaar beschikbare professionele bronnen zoals LinkedIn.

Ter toepassing van het beginsel van dataminimalisatie worden geuploade documenten geredigeerd, zodat identificatoren die niet nodig zijn voor matching (zoals huisadres, prive-telefoonnummer, geboortedatum en BSN) worden verwijderd. Oorspronkelijke geuploade bestanden worden na verwerking niet bewaard.

14.3 Doel

Quilyx verwerkt kandidaat- en freelancergegevens om de geschiktheid voor opdrachten te beoordelen, om kandidaten te matchen en voor te leggen aan opdrachtgevers, en om de plaatsingsrelatie te beheren.

14.4 Grondslag

Quilyx baseert zich op toestemming, gerechtvaardigd belang, uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, zoals beschreven in artikel 5. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

14.5 Delen

Quilyx deelt kandidaat- en freelancergegevens met potentiele opdrachtgevers en andere ontvangers zoals beschreven in artikel 6, uitsluitend waar dit noodzakelijk is voor het doel van een plaatsing.

14.6 Bewaartermijn

Quilyx bewaart kandidaat- en freelancergegevens gedurende 12 maanden vanaf de datum van het laatste contact, waarna deze worden verwijderd of geanonimiseerd. Oorspronkelijke geuploade bestanden worden niet bewaard, en redactie wordt toegepast zoals beschreven in artikel 14.2.

14.7 Rechten van kandidaten

Kandidaten hebben alle rechten genoemd in artikel 10. Het recht op verwijdering (recht op vergetelheid) verwijdert tevens de gegevens van de kandidaat uit de interne verwerkingslogs van Quilyx. Quilyx verifieert de identiteit voordat een verzoek wordt afgehandeld en streeft ernaar binnen 30 dagen te reageren.

14.8 Geplande ontwikkelingen

Quilyx werkt aan een geanonimiseerd openbaar opdrachtenbord, dat geen opdrachtgever- of bemiddelaaridentificatoren zal bevatten, en aan een mogelijkheid voor kandidaten om zelf gegevens te uploaden. Deze functies zijn gepland en zullen bij introductie onder deze verklaring en het toepasselijke recht vallen.