Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Quilyx B.V. verwerkt, met welk doel dat gebeurt, waar die gegevens zich bevinden en welke rechten u daarbij heeft. Zij geldt voor professionals met wie wij over opdrachten spreken, voor de contactpersonen van opdrachtgevers en intermediairs, en voor bezoekers van deze website.

Deze verklaring is geschreven om gelezen te worden. Komt u er niet uit, of strookt iets in deze verklaring niet met de praktijk zoals u die van ons kent, laat het ons dan weten via gdpr@quilyx.com.

Wie uw gegevens verwerkt

Quilyx B.V. is verantwoordelijk voor de gegevens waarover deze verklaring gaat. De onderneming is gevestigd aan de Rijnzathe 12, 3454 PV Utrecht, en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90180275. Quilyx B.V. is SNA-gecertificeerd volgens de norm NEN 4400-1, Waadi-geregistreerd en voorbereid op de komende toelatingsplicht onder de Wtta.

Vragen over uw gegevens en verzoeken om ze in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, kunt u richten aan gdpr@quilyx.com. Voor overige vragen is info@quilyx.com het adres, en telefonisch zijn wij bereikbaar op +31 30 401 0422.

De besloten omgeving waarin wij onze opdrachten publiceren, draagt de naam Freelyx en is het opdrachtenportaal van Quilyx B.V. Deze verklaring geldt ook daarvoor.

Welke gegevens wij verwerken

Van professionals. Bij een aanmelding vragen wij om uw naam, uw e-mailadres, een korte omschrijving van uw vakgebied of rolprofiel en uw cv. Dat cv hoort bij de aanmelding, omdat wij daarmee een volwaardig profiel kunnen opbouwen en opdrachten werkelijk met uw ervaring kunnen vergelijken. Zonder cv hebben wij alleen uw openbare LinkedIn-profiel, en dat is daarvoor meestal te dun. Daarnaast kunt u uw telefoonnummer, het land en de provincie waar u woont, de link naar uw LinkedIn-profiel en uw beschikbaarheid meegeven. Verplicht zijn alleen uw naam en uw e-mailadres. Uw telefoonnummer gebruiken wij alleen om snel met u te kunnen schakelen, want een opdracht heeft vaak een korte reactietermijn en met e-mail alleen kan die verstrijken.

Naast wat u zelf meestuurt, vullen wij uw profiel aan met de gegevens uit uw LinkedIn-profiel. Dat is de bron die u zelf openbaar bijhoudt, en juist die informatie helpt ons om opdrachten met uw ervaring te vergelijken. Het aanvullen van uw profiel uit die bron hoort bij de verwerking waarvoor u bij uw aanmelding toestemming geeft.

Zodra wij met u over een concrete opdracht spreken, komen daar gegevens bij: de correspondentie tussen u en ons, de opdrachten waarvoor u in beeld bent, de referenten die u opgeeft en wat u ons heeft laten weten over uw beschikbaarheid en uw tarief.

Bij een aanmelding vragen wij niet naar uw burgerservicenummer, uw geboortedatum of uw woonadres, omdat wij die gegevens niet nodig hebben om te beoordelen of een opdracht bij u past. Gaat een opdracht werkelijk door, dan zijn er wel gegevens nodig om de overeenkomst op te stellen en de administratie te voeren. Die vragen wij op dat moment en niet eerder.

Wat er in uw cv staat, bepaalt u zelf, en gegevens die u liever niet deelt laat u eruit. Gegevens over bijvoorbeeld uw gezondheid, uw afkomst, uw geloof of uw lidmaatschap van een vakbond hebben wij niet nodig en vragen wij niet, dus laat ze weg, ook als een eerdere versie van uw cv ze nog wel bevat. Uw cv bewaren wij als onderdeel van uw profiel, waarvoor dezelfde bewaartermijn geldt als voor de rest van uw gegevens.

Soms bereikt uw naam ons langs een andere weg, doordat een opdrachtgever of een intermediair u in een bericht noemt, of doordat wij uw profiel tegenkomen op een professioneel netwerk waarop u zichzelf openbaar presenteert. Ook dan houden wij ons aan alles wat in deze verklaring staat.

Van opdrachtgevers en intermediairs. Wanneer een opdrachtgever of een intermediair ons een opdracht stuurt, verwerken wij de zakelijke contactgegevens van de betrokken medewerkers, te weten naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer, samen met de correspondentie over de opdracht. Wij gebruiken die gegevens om de opdracht te bespreken en uit te voeren, en verder niet.

Stuurt een opdrachtgever of intermediair de opdracht via het formulier op aanmelden.freelyx.nl, dan komt die eerst aan bij de server van dat formulier, die bij onze Nederlandse hostingpartij draait in een eigen hostingpakket. Die server stuurt het bericht direct als e-mailbericht door naar onze zakelijke e-mailomgeving en bewaart zelf niets.

Van bezoekers van deze website. Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen volgscripts. Wat uw browser bij het opvragen van een pagina aan de webserver doorgeeft, staat beschreven bij Cookies en volgscripts, verderop in deze verklaring.

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Wij verwerken de gegevens van professionals om te beoordelen welke opdrachten bij een profiel passen, om contact op te nemen zodra wij zo'n opdracht zien en om de afspraken vast te leggen wanneer een opdracht doorgaat. Daarnaast verwerken wij gegevens omdat de wet dat van ons verlangt, bijvoorbeeld voor de administratie en de belastingaangifte die bij een plaatsing horen.

De grondslag voor het bewaren en gebruiken van uw profiel is uw toestemming. Die geeft u bij uw aanmelding, ook voor het aanvullen van uw profiel met de gegevens uit uw LinkedIn-profiel, en u kunt die op elk moment weer intrekken. Wanneer wij vervolgens een concrete opdracht met u bespreken, vragen wij uw toestemming opnieuw en leggen wij die per opdracht vast. Zonder die vastgelegde toestemming stellen wij u niet aan een opdrachtgever voor. Zodra een opdracht doorgaat, verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Wanneer uw naam ons bereikt zonder dat u zich bij ons heeft aangemeld, verwerken wij die gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Wij bewaren ze niet langer dan nodig is om u te vragen of u van ons wilt horen. Zegt u nee of laat u niets weten, dan verwijderen wij ze.

Voor de contactgegevens van opdrachtgevers en intermediairs is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst en, zolang die er nog niet is, ons gerechtvaardigd belang om zakelijk contact te onderhouden.

U kunt uw toestemming intrekken zonder opgaaf van reden. Dat heeft één gevolg, en dat vertellen wij liever vooraf dan achteraf: wij verwijderen uw gegevens en kunnen u daarna niet meer benaderen wanneer er een opdracht is die bij u past.

Waar uw gegevens zich bevinden

Uw cv en uw berichten bereiken ons via onze zakelijke e-mailomgeving, die wordt geleverd door Microsoft. Daar bevinden uw gegevens zich tijdens de verzending en zolang het bericht in de mailbox bewaard blijft. Vervolgens brengen wij ze over naar ons eigen systeem in Nederland, waar de verdere verwerking en opslag plaatsvinden.

Meldt u zich aan via het formulier op aanmelden.freelyx.nl, dan komen uw gegevens en uw cv eerst aan bij de server van dat formulier, die bij onze Nederlandse hostingpartij draait in een eigen hostingpakket. Die server stuurt uw aanmelding direct als e-mailbericht door naar diezelfde e-mailomgeving en bewaart zelf niets.

Ook de berichten die wij zelf versturen, lopen via die e-mailomgeving, bijvoorbeeld wanneer wij op een aanvraag reageren of uw profiel met uw toestemming aan een opdrachtgever voorleggen. Microsoft treedt daarbij op als verwerker, op grond van een verwerkersovereenkomst die wij daarover hebben gesloten.

Op één punt blijven uw gegevens bewust bij Microsoft staan, en dat is in uw belang. Zodra wij u voor een opdracht voordragen, en zeker zodra u die opdracht krijgt, bewaren wij het verstuurde cv apart in onze zakelijke cloudopslag bij Microsoft, precies zoals het op dat moment luidde. Komt er later een vraag over wat erin stond, dan gaan wij terug naar het document dat werkelijk is verstuurd, in plaats van naar een profiel dat inmiddels is bijgewerkt.

Uw gegevens bevinden zich daarmee op twee plaatsen: in ons eigen systeem in Nederland, waar wij opdrachten en profielen op elkaar afstemmen, en in onze cloudopslag bij Microsoft, waar het cv blijft bewaard dat bij een lopende of afgeronde opdracht hoort.

De besloten opdrachtenomgeving draait bij een Nederlandse hostingpartij, in een eigen hostingpakket dat losstaat van onze overige systemen.

Vindt er bij een van onze leveranciers doorgifte van gegevens plaats naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen onder de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wat wij hier bewust niet schrijven, is dat alles in Nederland blijft. Dat zou mooier klinken dan het is. Uw bericht bevindt zich bij Microsoft zolang het in de mailbox bewaard blijft, en het cv dat bij een lopende of afgeronde opdracht hoort, bewaren wij daar bewust apart. Wat wel klopt: het afstemmen van opdrachten en profielen gebeurt in Nederland, op onze eigen apparatuur, en de besloten opdrachtenomgeving draait bij een Nederlandse hostingpartij.

Hoe wij AI gebruiken

Voor het afstemmen van opdrachten en profielen gebruiken wij een eigen AI-omgeving, die uitsluitend op onze eigen apparatuur in Nederland draait. Zij leest een binnenkomende opdracht, haalt daar de kern uit en legt die naast de aangemelde profielen. Daarbij kijkt zij naar het geheel, te weten uw cv, uw LinkedIn-profiel en wat u verder met ons deelt, in samenhang met elkaar. Het is bewust geen vergelijking van trefwoorden, want een loopbaan laat zich niet in losse woorden vangen.

Wat die vergelijking oplevert, bepaalt niet wat u te zien krijgt. Elke opdracht die wij in de besloten opdrachtenomgeving plaatsen, is zichtbaar voor iedereen die zich heeft aangemeld en van wie wij de aanmelding hebben beoordeeld. Ons eigen systeem maakt wel een voorselectie, maar die bepaalt uitsluitend wie wij zelf actief benaderen. U kunt op elke opdracht uw belangstelling kenbaar maken, ook wanneer het systeem de aansluiting laag heeft ingeschat.

Schat het systeem de aansluiting laag in, dan laten wij u desgevraagd zien waarop dat berust. Zo weet u welke punten in uw cv onderbelicht blijven, kunt u die aanscherpen en vergroot u uw kans op een volgende opdracht.

Uw cv en uw gegevens voeren wij niet in bij externe AI-diensten, en wij bieden ze daar ook niet aan om modellen te trainen. De uiteindelijke beoordeling en de voordracht doet altijd een vakgenoot die het werk zelf kent.

Onze e-mailomgeving draait bij Microsoft, waar berichten en bijlagen automatisch worden gecontroleerd op spam, phishing en schadelijke bestanden. Die controle kunnen wij niet uitzetten, en zij is er om uw gegevens te beschermen.

In onze werkwijze bestaat geen besluit dat volledig op geautomatiseerde verwerking berust en u de toegang tot een opdracht ontzegt, want de opdrachten blijven zichtbaar en u kunt uzelf altijd melden. Bent u het niet eens met een uitkomst, dan kunt u ons daarop aanspreken, uw standpunt naar voren brengen en de beoordeling laten overdoen.

Wanneer wij uw profiel met uw toestemming aan een opdrachtgever of een intermediair hebben voorgelegd, bepaalt die partij zelf welke hulpmiddelen zij daarna gebruikt. Daarop hebben wij geen zicht, en voor die verwerking is zij zelf verantwoordelijk.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens tot twaalf maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij de wet ons verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren, zoals de administratie rond een plaatsing, of tenzij wij daarover met u iets anders hebben afgesproken.

Het cv waarmee wij u voor een opdracht hebben voorgedragen, bewaren wij zolang de administratie rond die opdracht dat vraagt. Zo kunnen wij, wanneer een opdrachtgever er later op terugkomt, laten zien wat er werkelijk is verstuurd.

De zakelijke contactgegevens van opdrachtgevers en intermediairs bewaren wij zolang de samenwerking loopt en daarna zolang de wettelijke bewaarplicht voor de administratie geldt.

Wilt u eerder uit onze administratie verdwijnen, dan hoeft u die twaalf maanden niet af te wachten. Eén bericht aan gdpr@quilyx.com volstaat, en een toelichting verwachten wij daar niet bij.

Met wie wij uw gegevens delen

Wij leggen per opdracht vast waarvoor u toestemming geeft, zodat u later kunt nagaan wat er precies is afgesproken.

Wij stellen u nooit aan een opdrachtgever voor zonder dit vooraf met u te bespreken en uw toestemming vast te leggen.

Met die toestemming delen wij uw gegevens met de opdrachtgever aan wie u wordt voorgesteld, en met de intermediair die de opdracht bij ons heeft uitgezet. Heeft u zelf referenten opgegeven, dan kunnen wij hen in dat verband benaderen.

Een opdrachtgever of intermediair aan wie wij u met uw toestemming voorstellen, bepaalt zelf wat zij met uw gegevens doet en is daarvoor ook zelf verantwoordelijk.

Daarnaast zijn er partijen die ons ondersteunen en die daarbij gegevens onder ogen kunnen krijgen, te weten de leverancier van onze e-mailomgeving, de hostingpartij van de opdrachtenomgeving, onze accountant en onze juridisch adviseurs. Zij werken in onze opdracht en zijn gebonden aan afspraken over beveiliging en geheimhouding, en voor eigen doeleinden mogen zij de gegevens niet gebruiken.

Het omgekeerde komt ook voor: soms verwerken wij bij een opdracht persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever of een intermediair. Voor die gevallen gebruiken wij onze standaard verwerkersovereenkomst, die op deze website staat.

Verder verstrekken wij gegevens alleen wanneer de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of aan de Belastingdienst. Zou de onderneming ooit worden overgedragen, dan gaan de gegevens mee naar de partij die het werk voortzet, en blijft gelden wat in deze verklaring staat.

Uw account in de besloten opdrachtenomgeving

Krijgt u toegang tot de besloten opdrachtenomgeving, dan maken wij een eigen account voor u aan. Dat account staat bewust los van uw persoon, want het systeem maakt een gebruikersnaam voor u aan die niets over u prijsgeeft, en in de omgeving zelf staan geen namen en geen e-mailadressen. Wat de omgeving wel bevat, blijft beperkt tot wat nodig is om u veilig te laten inloggen en u de opdrachten te tonen:

• uw gebruikersnaam,
• uw wachtwoord, opgeslagen in een onomkeerbare vorm waaruit het oorspronkelijke wachtwoord niet is af te leiden,
• de sleutel van uw authenticator-app, versleuteld opgeslagen, en uw herstelcodes in dezelfde onomkeerbare vorm als uw wachtwoord,
• uw sessies die op dit moment openstaan,
• de opdrachten waarop u heeft gereageerd.

De koppeling tussen die gebruikersnaam en u als persoon ligt niet in de omgeving, maar in ons eigen systeem.

Van het in- en uitloggen houdt de omgeving een logboek bij, waarin het tijdstip, de gebeurtenis en het IP-adres van uw verbinding worden vastgelegd, zodat wij misbruik kunnen opmerken. Die logregels bewaren wij dertig dagen en gebruiken wij nergens anders voor.

Wat wij doen om uw gegevens te beschermen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Gevoelige gegevens, zoals uw wachtwoord en de sleutel van uw authenticator-app, slaan wij versleuteld op of in een vorm waaruit het origineel niet is af te leiden. De overige gegevens zijn alleen toegankelijk voor wie ze voor het werk nodig heeft. Van die toegang houden wij een logboek bij, en daarnaast maken wij regelmatig back-ups, zodat gegevens niet verloren gaan.

Als er ondanks die maatregelen toch iets misgaat, volgen wij een vaste werkwijze voor datalekken. Wij zoeken uit wat er is gebeurd, melden het bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de wet dat voorschrijft en informeren u wanneer het incident een hoog risico voor uw gegevens oplevert.

Uw rechten

U houdt zeggenschap over de gegevens die wij van u hebben. U kunt het volgende van ons vragen:

• Inzage. U mag weten welke gegevens wij van u hebben en die opvragen.
• Correctie. Wij verbeteren gegevens die niet kloppen of onvolledig zijn.
• Verwijdering. U kunt ons vragen uw gegevens te wissen.
• Beperking. U kunt de verwerking laten beperken, bijvoorbeeld zolang een correctie nog loopt.
• Overdracht. U kunt uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
• Bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die wij op ons gerechtvaardigd belang baseren, bijvoorbeeld wanneer uw naam ons langs een andere weg heeft bereikt.
• Intrekken. U kunt uw toestemming intrekken, zonder dat dit afdoet aan wat tot dat moment rechtmatig is gebeurd.

Deze rechten gelden ook voor de contactpersonen van opdrachtgevers en intermediairs.

Een verzoek stuurt u aan gdpr@quilyx.com. Wij stellen eerst vast dat het werkelijk van u komt, juist om uw gegevens te beschermen, en reageren daarna binnen de wettelijke termijn van één maand. Wanneer wij uw gegevens wissen, verwijderen wij ze ook uit de interne overzichten waarin wij bijhouden wie zich bij ons heeft aangemeld.

Vindt u dat wij niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat het liefst rechtstreeks van u, zodat wij het kunnen rechtzetten. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.

Cookies en volgscripts

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen volgscripts. Deze pagina laadt niets van een andere partij, dus geen statistiekscript, geen advertentienetwerk en geen lettertype dat van elders wordt opgehaald. Controleert u het gerust in de ontwikkelaarstools van uw browser.

Wat uw browser bij het opvragen van een pagina aan de webserver doorgeeft, komt wel in de gewone logbestanden van die server terecht. Wij gebruiken die niet om bezoekers te herkennen of te volgen.

De besloten opdrachtenomgeving werkt met één technisch noodzakelijke cookie, die u ingelogd houdt zolang uw sessie duurt of, als u daar bij het inloggen voor kiest, tot 30 dagen. Zonder die cookie kunt u niet inloggen. Kiest u bij het inloggen om op dit apparaat 30 dagen niet opnieuw om een code uit uw authenticator-app te vragen, dan zet de omgeving een tweede technisch noodzakelijke cookie met alleen een willekeurig nummer. Die cookie hoort bij uw account, geldt 30 dagen, verdwijnt als u uitlogt en wordt nergens anders voor gebruikt. Andere cookies plaatst de omgeving niet.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan zodra er iets verandert in de manier waarop wij met gegevens omgaan. Bij een wijziging die er voor u werkelijk toe doet, laten wij u dat weten in plaats van af te wachten tot u het zelf ziet. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.