Volwassenheid in projectmanagement. Waarom niet ieder project dezelfde mate van sturing nodig heeft

Veel organisaties praten over projecten alsof elk project op dezelfde manier ingericht en bestuurd zou moeten worden. Er moet een planning zijn, een risico-overzicht, een stuurgroep, rapportages en een vaste manier van werken. Dat klinkt logisch, maar doet geen recht aan de werkelijkheid.

Niet ieder project bevindt zich in dezelfde context. Niet iedere organisatie is even ver in haar projectmatig werken. En niet ieder team heeft dezelfde volwassenheid in structuur, samenwerking en beheersing.

Precies daarom is het begrip volwassenheid zo belangrijk.

Binnen de ICB4-lijn wordt expliciet benoemd dat projectgerichte organisaties kunnen worden bekeken in termen van volwassenheid, waarbij organisatorische competenties, project- en programmacompetenties en individuele competenties samen bepalen hoe goed een organisatie in staat is om projecten effectief uit te voeren.

Wat volwassenheid in projectmanagement betekent

Volwassenheid in projectmanagement gaat over de vraag in hoeverre een organisatie, team of project in staat is om op een consistente, bewuste en effectieve manier projecten te ontwerpen, besturen en verbeteren.

Dat is dus breder dan alleen ervaring.

Een organisatie kan al jaren projecten doen en toch een lage volwassenheid hebben wanneer elk project opnieuw moet uitvinden hoe planning, besluitvorming, rapportage en samenwerking worden ingericht.

Andersom kan een organisatie juist een hogere volwassenheid hebben wanneer duidelijke structuren, processen, rollen en hulpmiddelen beschikbaar zijn en projecten daar verstandig gebruik van maken. ICB4 beschrijft die structuren en processen als essentieel onderdeel van het governance-systeem van een organisatie, inclusief rapportage-, besluitvormings- en auditeringssystemen.

Volwassenheid zit op meerdere niveaus

Het is belangrijk om volwassenheid niet te beperkt te bekijken.

Volwassenheid zit niet alleen in de projectmanager. Het zit ook in:

• de organisatie
• de governance
• de ondersteuning vanuit PMO of lijnfuncties
• de beschikbaarheid van goede processen en hulpmiddelen
• de mate waarin lessen uit eerdere projecten worden gebruikt
• en de kwaliteit van samenwerking tussen disciplines en afdelingen

Daarmee is volwassenheid geen eigenschap van één persoon, maar van het geheel waarin projecten worden uitgevoerd.

Waarom volwassenheid ertoe doet

Volwassenheid bepaalt voor een groot deel hoeveel structuur een project al vanzelf meekrijgt en hoeveel nog expliciet opgebouwd moet worden.

In een volwassen projectomgeving zijn rollen, processen, rapportages en escalatielijnen vaak al duidelijk. Projecten kunnen daardoor sneller starten en consistenter worden bestuurd.

In een minder volwassen omgeving ontbreekt die basis vaker. Dan moeten projecten veel zelf organiseren. Dat kost tijd, vergroot de kans op verschillen in aanpak en maakt de bestuurbaarheid kwetsbaarder.

Precies daarom is het belangrijk om volwassenheid mee te wegen in de manier waarop een project wordt ingericht.

Meer volwassenheid betekent niet automatisch meer bureaucratie

Een hardnekkig misverstand is dat hogere volwassenheid automatisch leidt tot meer formulieren, meer overleg en meer administratieve last.

Dat hoeft helemaal niet zo te zijn.

Echte volwassenheid zit niet in meer papier, maar in betere keuzes. In weten welke structuur nodig is en welke niet. In begrijpen wanneer een project baat heeft bij standaardisatie en wanneer maatwerk verstandiger is.

Volwassenheid maakt projectmanagement dus idealiter niet zwaarder, maar slimmer.

Volwassenheid helpt bij het kiezen van de juiste mate van sturing

Een volwassen projectomgeving begrijpt dat niet ieder project dezelfde mate van beheersing nodig heeft.

Sommige projecten vragen om veel detaillering, sterke fase-overgangen, expliciete besluitvorming en een zwaar ritme van rapportage en controle. Andere projecten functioneren beter met lichtere afspraken, kortere feedbacklussen en meer ruimte voor adaptief werken.

De PMBOK-benadering van tailoring sluit daar goed op aan. Daarin wordt expliciet benoemd dat organisaties per project moeten bepalen hoeveel nadruk nodig is op governance, planning, kennismanagement, change en benefits, afhankelijk van context en complexiteit.

Dat is in de kern een volwassenheidsvraag.

Volwassenheid wordt zichtbaar wanneer het spannend wordt

Volwassenheid zie je vaak niet het duidelijkst wanneer alles goed loopt, maar juist wanneer druk toeneemt.

Dan wordt zichtbaar of:

• besluitvorming blijft werken
• rollen helder blijven
• overzichten actueel zijn
• risico's tijdig worden gezien
• teams blijven samenwerken
• en afwijkingen ook echt leiden tot bijsturing

Wanneer dat onder druk uit elkaar valt, is dat vaak een teken dat de volwassenheid van het project of de omgeving nog beperkt is.

De relatie met duurzaamheid en brede volwassenheid

In het SPM3-model is ook sprake van een volwassenheidsbenadering. Bij één van onze projecten werd daardoor zichtbaar dat vooral op sociale indicatoren nog een afstand bestond tussen de feitelijke en gewenste situatie, met aandachtspunten op participatie, ontwikkeling van menselijk kapitaal en corporate governance.

Dat laat mooi zien dat volwassenheid niet alleen gaat over planning en controle, maar ook over hoe een organisatie mensen betrekt, ontwikkelt en bestuurt.

Een volwassen projectomgeving kijkt dus niet alleen naar processen, maar ook naar de kwaliteit van samenwerking, leren, governance en lange-termijn waarde.

Volwassenheid en de VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode raakt volwassenheid direct aan meerdere elementen.

• Een hogere volwassenheid ondersteunt voorspelbaarheid, omdat processen, rollen en informatie beter op orde zijn.
• Zij versterkt eigenaarschap, omdat verantwoordelijkheden duidelijker zijn belegd en gedragen.
• Zij draagt bij aan rust, omdat minder energie verloren gaat aan telkens opnieuw uitvinden hoe een project bestuurd moet worden.
• En zij helpt om doelstelling en resultaat beter met elkaar te verbinden, doordat projecten beter ingebed zijn in de organisatie en haar structuren.

Volwassenheid vraagt ook eerlijkheid

Een van de lastigste onderdelen van dit onderwerp is dat volwassenheid vraagt om een eerlijke blik naar binnen.

• Niet alleen: hebben we een methode, maar ook: werkt die methode echt.
• Niet alleen: hebben we een PMO, maar ook: helpt dat PMO projecten daadwerkelijk verder.
• Niet alleen: maken we rapportages, maar ook: leiden die rapportages tot betere besluitvorming.

Volwassenheid begint vaak met het erkennen van waar het nog schuurt.

Slot

Volwassenheid in projectmanagement gaat niet over hoe zwaar of hoe formeel een project wordt ingericht. Het gaat over de mate waarin een organisatie en haar projecten bewust, consistent en effectief kunnen sturen op verandering.

Wie volwassenheid serieus neemt, begrijpt beter hoeveel structuur nodig is, waar verbetering mogelijk is en hoe projectmanagement beter kan aansluiten op de werkelijkheid van de organisatie.

Volwassenheid is dus geen abstract model aan de zijkant van het vak, maar een belangrijk onderdeel van goed project- en programmamanagement.