Projectmanagement
Toetsing van projectbesturing. Waarom een frisse blik een project weer bestuurbaar kan maken
Niet ieder project loopt vast omdat de doelen verkeerd zijn of omdat de mensen onvoldoende inzet tonen. Soms raakt een project simpelweg de grip kwijt.
Documentatie loopt achter. Rollen vervagen. Besluitvorming wordt onduidelijk. Teams werken langs elkaar heen. De planning is niet meer integraal of geloofwaardig. En hoewel iedereen hard werkt, groeit het gevoel dat het project niet meer echt bestuurbaar is.
Juist in dat soort situaties is een toetsing van projectbesturing van grote waarde.
Zo’n toetsing biedt een gestructureerde en onafhankelijke manier om te bepalen hoe het project ervoor staat, waar de belangrijkste tekortkomingen zitten en welke verbeteringen nodig zijn om de bestuurbaarheid terug te brengen.
Wat een toetsing van projectbesturing is
Een toetsing van projectbesturing is een gerichte beoordeling van de manier waarop een project is ingericht, bestuurd en beheerst.
Het doel is niet om mensen af te rekenen, maar om een scherp beeld te krijgen van vragen als:
- is het project nog bestuurbaar
- zijn rollen en verantwoordelijkheden helder
- is de besluitvorming goed ingericht
- is de planning realistisch en integraal
- zijn risico’s, acties, problemen en besluiten goed zichtbaar
- is de documentatie actueel en bruikbaar
- en krijgt het project voldoende managementaandacht en prioriteit
Een goede toetsing kijkt dus verder dan alleen de status. Zij onderzoekt of de basis van het project nog sterk genoeg is om succesvol verder te kunnen.
Waarom een frisse blik nodig is
Projectteams zitten vaak dicht op hun eigen werkelijkheid. Dat is logisch. Zij werken dagelijks in de drukte van deadlines, afstemming en inhoudelijke vraagstukken.
Juist daardoor worden tekortkomingen in de basis soms pas laat gezien. Dingen die eerst tijdelijk of oplosbaar leken, blijken zich ongemerkt op te stapelen. Dan ontstaat een project dat nog wel draait, maar steeds minder overzicht, samenhang en bestuurbaarheid heeft.
Een frisse blik helpt om dat zichtbaar te maken.
Dat kan intern gebeuren, bijvoorbeeld vanuit een PMO of kwaliteitsfunctie, of extern via een onafhankelijke beoordelaar. Het belangrijkste is dat de beoordeling voldoende onafhankelijk is om patronen te zien die het project zelf niet meer scherp waarneemt.
Wat een goede toetsing onderzoekt
Een goede toetsing van projectbesturing combineert meerdere invalshoeken.
Er wordt gesproken met mensen in verschillende rollen binnen en rondom het project. Documentatie wordt beoordeeld. De opzet van het project wordt getoetst aan duidelijke criteria. En de bevindingen worden vertaald naar concrete verbetermaatregelen.
Juist die combinatie maakt zo’n toetsing waardevol.
Documentatie laat zien wat op papier de bedoeling is. Gesprekken laten zien hoe het project in werkelijkheid wordt beleefd. Het verschil tussen die twee is vaak bijzonder leerzaam.
Een sterke projectbeoordeling kijkt daarom niet alleen naar stukken, maar ook naar gedrag, interpretatie, ervaren onduidelijkheid en onderlinge samenhang.
Hoe Quilyx een toetsing aanpakt
Wanneer Quilyx een toetsing van projectbesturing uitvoert, gebeurt dat vanuit een combinatie van documentstudie, interviews en toetsing op een helder beoordelingskader.
Daarbij wordt bewust gesproken met meerdere rollen uit en rond het project, bijvoorbeeld met een sponsor, productverantwoordelijken, architecten, leveranciers, analisten en leden van het projectteam. Op die manier ontstaat geen eenzijdig beeld, maar een dwarsdoorsnede van de projectwerkelijkheid.
Vervolgens wordt gekeken naar thema’s die bepalend zijn voor bestuurbaarheid, zoals:
- projecthygiëne
- projectorganisatie
- planning en samenhang
- rollen en verantwoordelijkheden
- risico’s, acties, problemen en besluiten
- en de kwaliteit van de besluitvorming
Juist doordat deze onderwerpen in samenhang worden bekeken, wordt snel zichtbaar waar een project nog stevig staat en waar de basis begint te verzwakken.
Wat zo’n toetsing in de praktijk zichtbaar maakt
Een toetsing van projectbesturing maakt vaak zichtbaar wat in de dagelijkse praktijk al wel wordt gevoeld, maar nog niet scherp benoemd is.
Denk aan een situatie waarin de minimale projectdocumentatie wel aanwezig is, maar niet goed op orde. Een projectinitiatiedocument heeft bijvoorbeeld nog conceptstatus terwijl het project al volop loopt. Werkstromen houden ieder hun eigen overzichten van risico’s, acties, problemen en besluiten bij, terwijl een overkoepelend overzicht ontbreekt. Daardoor weten teams onvoldoende van elkaar wat er speelt en wordt samenwerking onnodig moeilijk.
Ook kan zichtbaar worden dat een sleutelrol langere tijd niet goed is ingevuld, waardoor onduidelijk wordt vanuit welke rol mensen handelen en hoe besluitvorming eigenlijk loopt.
Daarnaast laat een toetsing vaak zien dat een integrale en realistische planning ontbreekt, terwijl juist die nodig is om doelen binnen tijd en budget te behalen.
Dat zijn geen theoretische observaties. Het zijn precies de patronen die in echte projectbeoordelingen terugkomen wanneer de bestuurbaarheid onder druk staat.
Een toetsing is meer dan een oordeel
Een sterke toetsing van projectbesturing doet meer dan constateren.
Zij brengt ook beweging op gang.
Dat vraagt wel om een aanpak die aansluit op de organisatiecontext. Een beoordeling heeft meer waarde wanneer zij niet alleen analytisch sterk is, maar ook zo is ingericht dat de uitkomsten herkenbaar, bruikbaar en uitvoerbaar zijn voor de mensen die ermee verder moeten.
De kracht zit dus niet alleen in het blootleggen van tekortkomingen, maar ook in het creëren van een geloofwaardige route naar verbetering.
In de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat aanbevelingen niet op abstract niveau blijven hangen, maar worden vertaald naar concrete maatregelen zoals:
- het vaststellen en actualiseren van kernstukken
- het centraliseren van risico’s, acties, problemen en besluiten
- het herstellen van heldere rolverdeling
- het aanbrengen van één integrale planning
- en het opnieuw scherp positioneren van besturing en escalatielijnen
Toetsing van projectbesturing en volwassenheid
Toetsing van projectbesturing hangt ook nauw samen met volwassenheid in projectmanagement. Een volwassen organisatie heeft niet alleen projecten, maar ook structuren en processen om projecten periodiek te toetsen, te ondersteunen en waar nodig bij te sturen. Dat betekent dat een toetsing van projectbesturing niet moet worden gezien als iets uitzonderlijks dat alleen nodig is bij crisis, maar ook als een teken van volwassen projectsturing.
Een organisatie die in staat is om projecten tijdig van een frisse en onafhankelijke blik te voorzien, laat zien dat zij projecten serieus neemt als bestuurlijke veranderinstrumenten.
Wanneer een toetsing zinvol is
Een toetsing van projectbesturing is vooral zinvol wanneer signalen ontstaan zoals:
- teruglopende grip op planning en besluitvorming
- onduidelijkheid over rollen
- versnipperde projectinformatie
- afnemend vertrouwen in het project
- teams die langs elkaar heen werken
- of het gevoel dat het project nog wel draait, maar niet meer echt wordt gestuurd
Juist dan kan een onafhankelijke toetsing veel waarde hebben.
Niet om schuldigen te zoeken, maar om bestuurbaarheid terug te brengen.
De relatie met de VERDER-methode
Binnen de Quilyx VERDER-methode sluit toetsing van projectbesturing logisch aan op meerdere elementen.
- Zij versterkt voorspelbaarheid, omdat zichtbaar wordt waar de basis van het project onvoldoende op orde is.
- Zij ondersteunt eigenaarschap, omdat duidelijk wordt waar rollen, mandaat en verantwoordelijkheid vervagen.
- Zij draagt bij aan rust, omdat een project met een scherp verbeterbeeld weer bestuurbaar wordt.
- En zij helpt resultaat en doelstelling te beschermen, doordat tijdig wordt ingegrepen voordat de afstand tussen bedoeling en werkelijkheid te groot wordt.
Waarom dit onderwerp vaak te laat aandacht krijgt
In veel projecten krijgt dit onderwerp pas aandacht wanneer de problemen al voelbaar zijn. Dan is de planning niet meer geloofwaardig. Besluiten zijn nergens goed terug te vinden. Teams werken langs elkaar heen. Of er ontstaat discussie over wat eigenlijk is afgesproken. Juist daarom is het belangrijk om eerder ruimte te maken voor toetsing en reflectie.
Een toetsing van projectbesturing is geen teken dat een project heeft gefaald. Het is juist een manier om op tijd scherp te krijgen waar de basis verzwakt en wat nodig is om het project weer in positie te brengen. Wie zo’n toetsing goed inzet, krijgt meer dan een oordeel. Er ontstaat een beter beeld van de werkelijkheid van het project, meer grip op verbeteracties en vaak ook een steviger basis voor de rest van het traject.
En precies daarom is een frisse blik soms een van de waardevolste interventies die een project kan krijgen.