Projectsucces. Wanneer is een project echt succesvol

Projectsucces lijkt op het eerste gezicht eenvoudig te beoordelen. Is het project op tijd opgeleverd. Is het binnen budget gebleven. Zijn de afgesproken resultaten gerealiseerd.

Toch is het in de praktijk zelden zo simpel.

Sommige projecten leveren exact op wat vooraf is afgesproken en worden toch niet als succesvol gezien. Andere projecten lopen uit in tijd of geld, maar worden achteraf wel als waardevol en geslaagd beschouwd. Dat laat zien dat projectsucces breder is dan planning, budget en output alleen.

De vraag is dus niet alleen of een project goed is uitgevoerd, maar ook of het werkelijk heeft bijgedragen aan wat de organisatie nodig had.

De klassieke kijk op projectsucces

Traditioneel wordt projectsucces vaak beoordeeld aan de hand van drie bekende criteria:

• tijd
• geld
• resultaat

Soms wordt daar kwaliteit expliciet aan toegevoegd. Die benadering is begrijpelijk. Deze elementen zijn tastbaar, relatief goed meetbaar en sluiten aan op de manier waarop projecten doorgaans worden bestuurd.

Ze blijven ook belangrijk.

Een project dat structureel uitloopt, zijn budget overschrijdt en zijn resultaten niet levert, heeft uiteraard een probleem. Maar het omgekeerde is niet automatisch waar. Een project dat netjes oplevert binnen de afgesproken kaders is nog niet vanzelfsprekend een succes.

Succes is meer dan opleveren

Een project bestaat niet voor zichzelf. Het bestaat om iets in de organisatie mogelijk te maken, te verbeteren of te veranderen.

Daardoor is projectsucces altijd verbonden met een bredere context.

• Zijn de resultaten daadwerkelijk bruikbaar.
• Draagt het project bij aan de doelstelling.
• Wordt de verandering geaccepteerd.
• Levert het waarde op.
• En hoe wordt het project beleefd door de mensen die ermee te maken hebben.

Juist dat bredere perspectief maakt het onderwerp interessanter en ook realistischer.

Een project kan formeel slagen en toch als mislukt voelen

Een bekend voorbeeld daarvan is de uitbreiding van London Heathrow Airport, met name Terminal 5.

In formele zin was daar veel goed gegaan. Toch zorgden de problemen met de bagageafhandeling na ingebruikname voor zoveel onrust, negatieve publiciteit en frustratie dat het project breed werd gezien als een mislukking.

Dat laat zien dat de manier waarop een project landt in de praktijk zwaar meeweegt in de beoordeling van succes.

Een vergelijkbaar punt geldt andersom ook.

Het Sydney Opera House liep fors uit in tijd en geld. Toch wordt het inmiddels wereldwijd gezien als een van de meest succesvolle projecten ooit, omdat het enorme culturele, economische en symbolische waarde heeft opgeleverd.

Die twee voorbeelden maken iets belangrijks duidelijk.

Projectsucces is niet alleen een optelsom van beheersingscijfers. Het is ook een kwestie van waarde, impact en beleving.

Projectsucces zit ook in perceptie

Een project wordt niet alleen beoordeeld op feiten, maar ook op hoe het wordt gezien.

Dat geldt voor opdrachtgevers, gebruikers, bestuurders, projectteams en de bredere omgeving. Mensen vormen zich altijd een beeld van een project. Zij kijken naar de voortgang, naar de energie eromheen, naar de betrouwbaarheid van het team en naar de vraag of het project relevant voelt.

Perceptie speelt daarin een grotere rol dan vaak wordt toegegeven.

Dat betekent niet dat succes subjectief of willekeurig is. Het betekent wel dat de beleving van succes onderdeel is van de werkelijkheid van een project. Een project kan technisch goed draaien, maar als het vertrouwen ontbreekt of de omgeving het nut niet meer ziet, dan komt de waardering van het project onder druk te staan.

De relatie met projectmarketing

Juist hier raakt projectsucces aan projectmarketing.

Wanneer een project zichtbaar maakt wat het doet, waarom het ertoe doet en welke voortgang wordt geboekt, helpt dat om de omgeving aangesloten te houden. Dat vergroot de kans dat resultaten ook als waardevol worden gezien en dat de verandering beter wordt gedragen.

Een project dat inhoudelijk goed werk levert maar zijn omgeving verliest, maakt het zichzelf onnodig moeilijk.

Succes is dus niet alleen iets dat aan het einde wordt vastgesteld. Het wordt gedurende het hele project mede opgebouwd in de relatie met de omgeving.

De relatie met doelstelling en resultaat

In eerdere blogs uit deze serie kwam al naar voren dat doelstelling en resultaat niet hetzelfde zijn.

Een project levert resultaten op. Die resultaten moeten bijdragen aan een doelstelling. Wanneer dat verband scherp blijft, ontstaat ook een zuiverder beeld van succes.

Een project kan dan bijvoorbeeld succesvol zijn in de zin dat het de afgesproken resultaten heeft geleverd, terwijl later blijkt dat die resultaten onvoldoende bijdragen aan de oorspronkelijke doelstelling. Dat betekent niet automatisch dat het project waardeloos was. Het betekent wel dat succes op meerdere niveaus beoordeeld moet worden.

Daarom is het verstandig om projectsucces nooit te reduceren tot één enkele maat.

Succes heeft meerdere lagen

In de praktijk is het nuttig om onderscheid te maken tussen verschillende lagen van succes.

1. Uitvoeringssucces

Dit gaat over de klassieke beheersingskant.

• Is het project op tijd.
• Binnen budget.
• Binnen de afgesproken scope.
• Met de juiste kwaliteit.

2. Resultaatsucces

Hier gaat het om de vraag of het project de juiste producten, diensten of veranderingen daadwerkelijk heeft opgeleverd.

3. Doelsucces

Dit niveau kijkt naar de bijdrage aan de bredere doelstelling. Heeft het project de organisatie werkelijk geholpen om de gewenste beweging te maken.

4. Waardesucces

Op dit niveau draait het om de vraag of de verandering ook echte waarde oplevert. Dat kan financieel zijn, maar ook strategisch, organisatorisch of relationeel.

5. Belevingssucces

Hier speelt perceptie een rol. Hoe wordt het project gezien door opdrachtgevers, gebruikers, teams en andere betrokkenen. Is er vertrouwen. Is er trots. Is er energie. Of overheerst frustratie.

Juist samen geven deze lagen een realistischer beeld van wat projectsucces werkelijk betekent.

Waarom dit relevant is voor projectsturing

De manier waarop naar succes wordt gekeken, beïnvloedt ook hoe een project wordt bestuurd.

Wanneer alleen op tijd en geld wordt gestuurd, ontstaat het risico dat de bredere waarde van het project uit beeld raakt. Wanneer succes te vaag wordt gemaakt, ontbreekt juist weer scherpte en verantwoordingskracht.

De kunst zit dus in balans.

Projecten hebben duidelijke kaders nodig. Tegelijk moeten zij verbonden blijven aan de bedoeling, de waarde en de manier waarop de verandering in de praktijk wordt ervaren.

Dat vraagt om volwassen projectsturing.

De relatie met de VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode komt projectsucces niet voort uit één factor, maar uit de samenhang tussen meerdere elementen.

• Voorspelbaarheid helpt om vertrouwen en overzicht te creëren.
• Eigenaarschap zorgt dat richting daadwerkelijk wordt gevolgd.
• Rust maakt gezonde uitvoering mogelijk.
• Doelstelling houdt het waarom scherp.
• Resultaat maakt de verandering concreet.

Wanneer die elementen goed op elkaar aansluiten, groeit de kans dat een project niet alleen oplevert, maar ook werkelijk succesvol is.

Projectsucces is daarmee geen losse eindmeting. Het is het gevolg van hoe een project gedurende het hele traject wordt geleid, beleefd en verbonden met zijn omgeving.

Waarom dit onderwerp vaak te eenvoudig wordt gemaakt

Veel organisaties willen graag één eenvoudige definitie van succes. Dat is begrijpelijk. Het maakt rapporteren makkelijker en besluitvorming overzichtelijker.

Maar in werkelijkheid is projectsucces gelaagder.

Wie succes te smal definieert, loopt het risico om projecten verkeerd te waarderen. Dan kunnen projecten die veel waarde hebben toch als teleurstellend worden gezien, of projecten die formeel opleveren te positief worden beoordeeld terwijl hun echte bijdrage beperkt is.

Daarom is het beter om projectsucces niet te versimpelen, maar om het zorgvuldig te duiden.

Slot

Wanneer is een project echt succesvol.

Het korte antwoord is: wanneer het niet alleen goed is uitgevoerd, maar ook werkelijk iets waardevols heeft betekend voor de organisatie en haar omgeving.

Dat maakt projectsucces rijker, maar ook eerlijker.

Een project is meer dan een planning die netjes is gevolgd. Het is een veranderbeweging die pas echt geslaagd is wanneer resultaat, doelstelling, waarde en beleving in elkaars verlengde liggen.