Projecthygiëne, planning en beheersing. Waarom een project eerst op orde moet zijn om bestuurbaar te worden

De meeste projecten lopen niet vast omdat de mensen niet goed genoeg zijn. Ook niet omdat de bedoeling onduidelijk is of omdat er te weinig inzet is.

Zij lopen vast omdat de basis niet op orde is.

Documentatie is verouderd. Besluiten zijn niet goed vastgelegd. Overzichten van risico's, acties, problemen en besluiten zijn versnipperd. De planning is niet integraal. Rollen zijn onduidelijk. En iedereen probeert met goede bedoelingen vooruit te komen, terwijl het project als geheel steeds minder goed bestuurbaar wordt.

Precies daar begint het belang van projecthygiëne, planning en beheersing.

Wat projecthygiëne is

Projecthygiëne gaat over de basisorde van een project.

Het gaat om de vraag of de projectdocumentatie actueel en vindbaar is. Of besluiten zijn vastgelegd. Of risico's, acties, problemen en besluiten op één plek samenkomen. Of rollen en verantwoordelijkheden helder zijn. Of mensen weten waar de waarheid van het project staat en of die informatie betrouwbaar genoeg is om op te sturen.

Dat klinkt misschien administratief, maar dat is het niet.

Een project zonder projecthygiëne verliest langzaam zijn bestuurbaarheid.

Waarom dit zo belangrijk is

In projecten wordt vaak veel aandacht gegeven aan deadlines, inhoudelijke resultaten en bestuurlijke overleggen. Dat is logisch. Maar juist wanneer de basis niet op orde is, worden al die andere onderdelen zwakker.

Dan ontstaan vragen als:

• werken we nog op basis van dezelfde uitgangspunten
• is de scope nog helder
• weet iedereen welke besluiten genomen zijn
• is zichtbaar waar de echte risico's zitten
• kunnen teams elkaar helpen of werkt iedereen op zijn eigen eiland
• is de planning nog gebaseerd op de werkelijkheid

Zodra dat soort vragen niet meer goed te beantwoorden zijn, wordt een project kwetsbaar.

Projecthygiëne is geen bijzaak

Projecthygiëne wordt in de praktijk vaak te klein gemaakt. Het wordt gezien als iets dat later nog wel kan worden bijgewerkt, of als iets dat vooral tijd kost.

Dat is begrijpelijk, zeker in projecten waar de druk hoog is en de neiging groot is om vooral tempo te maken.

Toch werkt het vaak andersom.

Juist projecten die hun basis niet goed organiseren, verliezen later veel meer tijd aan herstelwerk, misverstanden, dubbel werk en bestuurlijke onduidelijkheid.

Projecthygiëne kost dus tijd aan de voorkant, maar bespaart vaak veel meer tijd verderop in het traject.

Wanneer het misgaat

Een van de duidelijkste signalen dat projecthygiëne ontbreekt, is wanneer teams ieder hun eigen overzichten gaan bijhouden.

Dan heeft iedere werkstroom zijn eigen lijst met risico's, acties, problemen en besluiten. Op zichzelf lijkt dat nog werkbaar. Maar overkoepelend zicht ontbreekt dan. Mensen weten niet goed van elkaar wat er speelt, waar afhankelijkheden zitten en waar men elkaar misschien juist zou kunnen helpen.

Hetzelfde gebeurt wanneer notulen nauwelijks worden gemaakt, wijzigingsverzoeken geen duidelijke route hebben of een kernstuk zoals een projectinitiatiedocument wel bestaat, maar nog steeds een conceptstatus heeft terwijl het project allang onderweg is.

Dan wordt de basis van het project langzaam instabiel.

Planning is meer dan een tijdlijn

Planning wordt in veel projecten gezien als het maken van een tijdlijn. Er moet immers een overzicht zijn van wanneer wat gebeurt.

Maar een goede planning is meer dan een reeks data.

Een goede planning is integraal, realistisch en herleidbaar. Dat betekent dat zij niet alleen laat zien wat er wanneer moet gebeuren, maar ook dat zichtbaar is hoe onderdelen met elkaar samenhangen, waar afhankelijkheden zitten en welke aannames onder de planning liggen.

Zonder die samenhang ontstaat een planning die er op papier misschien goed uitziet, maar in de praktijk onvoldoende houvast biedt.

Waarom integraal plannen zo belangrijk is

In complexe projecten werken vaak meerdere teams, disciplines en partijen tegelijk aan verschillende onderdelen van dezelfde verandering.

Als iedere groep alleen zijn eigen planning beheert, ontbreekt het geheel. Dan wordt te laat zichtbaar waar onderdelen elkaar raken, waar een vertraging in het ene team gevolgen heeft voor een ander team en waar prioriteiten botsen.

Juist daarom is een integrale planning zo belangrijk.

Die planning maakt zichtbaar hoe het geheel in elkaar grijpt en helpt om realistisch te sturen op tijd, geld en kwaliteit.

Een integrale planning is daarmee geen luxe, maar een voorwaarde om echt grip te krijgen op voortgang.

Beheersing vraagt om samenhang

Beheersing betekent niet dat alles onder controle voelt. Het betekent dat een project zó is ingericht dat afwijkingen tijdig zichtbaar worden en dat daarop gestuurd kan worden.

Dat vraagt om samenhang tussen documenten, processen, rollen en ritmes.

Informatie moet samenkomen. Besluiten moeten worden voorbereid en vastgelegd. Afwijkingen moeten zichtbaar zijn. En er moet duidelijk zijn binnen welke marges de projectmanager zelfstandig kan handelen en wanneer escalatie nodig is.

Juist in de ICB4-lijn wordt planning en beheersing beschreven als het punt waar alle informatie samenkomt en waar besluiten worden voorbereid of genomen. Het gaat daarbij om een cyclisch proces van plannen, uitvoeren, bewaken en bijsturen.

Dat maakt duidelijk dat beheersing niet alleen een kwestie is van controleren, maar van voortdurend de balans en samenhang bewaken.

Een project moet één waarheid hebben

Een van de belangrijkste kenmerken van een goed ingericht project is dat duidelijk is waar de waarheid van het project te vinden is.

Welke versie van de planning is leidend. Waar staan de actuele risico's. Waar worden besluiten vastgelegd. Welke documentatie is definitief. Waar worden wijzigingen beoordeeld. En hoe weet iemand of een document actueel is.

Zodra dat onduidelijk wordt, neemt de kans toe dat mensen met verschillende versies van de werkelijkheid gaan werken.

Dat is niet alleen inefficiënt. Het ondermijnt ook het vertrouwen in de projectsturing.

De rol van de projectmanager

Voor de projectmanager betekent dit dat beheersing niet alleen gaat over voortgang bijhouden, maar ook over het creëren van structuur.

Dat vraagt onder meer om:

• actuele en definitieve documentatie
• een overkoepelend overzicht van risico's, acties, problemen en besluiten
• duidelijke besluitvormings- en wijzigingsprocessen
• een gedeelde en goed toegankelijke projectomgeving
• een integrale en realistische planning
• heldere rolverdeling
• en een ritme van rapporteren, bespreken en bijsturen

Juist dat geheel maakt dat een project niet alleen draait, maar ook bestuurbaar blijft.

Projecthygiëne helpt ook de samenwerking

Een project met goede projecthygiëne werkt meestal ook beter samen.

Wanneer informatie vindbaar is, besluiten helder zijn vastgelegd en overzichten gedeeld worden, wordt het makkelijker voor teams om elkaar te begrijpen en te ondersteunen. Dan is sneller zichtbaar waar knelpunten zitten, wie ergens op wacht en waar hulp nodig is.

Slechte projecthygiëne vergroot juist de kans dat mensen op hun eigen eiland terechtkomen.

Dat maakt projecthygiëne ook een samenwerkingsvraagstuk.

De relatie met de VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode raakt dit onderwerp direct aan meerdere elementen.

• Goede projecthygiëne en een integrale planning versterken voorspelbaarheid, omdat beter zichtbaar wordt waar het project staat en waar het naartoe gaat.
• Zij ondersteunen eigenaarschap, omdat rollen, besluiten en werkpakketten helderder worden.
• Zij dragen bij aan rust, omdat minder energie verloren gaat aan zoeken, herstellen en opnieuw uitvinden.
• En zij helpen om resultaat realistischer te maken, omdat de basis van het project beter op orde is.

Waarom dit onderwerp vaak te laat aandacht krijgt

In veel projecten krijgt projecthygiëne pas aandacht wanneer de problemen al voelbaar zijn. Dan is de planning niet meer geloofwaardig. Besluiten zijn nergens goed terug te vinden. Teams werken langs elkaar heen. Of er ontstaat discussie over wat eigenlijk is afgesproken.

Projecthygiëne, een integrale planning en goede beheersing zorgen ervoor dat een project niet alleen hard werkt, maar ook bestuurbaar blijft. En precies daarom zijn zij geen administratieve randzaken, maar een voorwaarde voor serieus projectmanagement.