Efficiënt en effectief inkopen voor gemeenten

Over de VNG: De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de belangenorganisatie en het kennisplatform voor alle Nederlandse gemeenten. Het doel van de VNG is de krachten van gemeenten te bundelen en gezamenlijk op te treden in het belang van het lokaal bestuur en zijn inwoners.

De impact van het kenniscentrum op gemeentelijke inkoopstrategieën

Jaarlijks besteden de 342 gemeenten in Nederland gezamenlijk ongeveer 40 miljard euro aan goederen, diensten en (publieke) werken. Dit vertegenwoordigt 48% van het totale overheidsvolume aan inkoop. VNG Realisatie, onderdeel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, ondersteunt gemeenten bij het geleidelijk opschalen van gezamenlijke inkoop. Dit leidt tot meer inkoopkracht en kan aanzienlijke voordelen opleveren, zoals lagere kosten of hogere kwaliteit. Ons programma- en interimmanager Björn van Rosengarten heeft dit proces begeleid.

Van projectstructuur naar inkooporganisatie

Gemeenten werkten voorheen samen via ad-hocprojecten. De voordelen van samenwerking waren soms niet duidelijk of niet direct zichtbaar. Dit is jammer, omdat gezamenlijke inkoop vele voordelen kan bieden op het gebied van kennisdeling, kwaliteit en kosten. Hoe kon VNG Realisatie dit proces het beste toelichten en faciliteren?

Onze interimmanager Björn werd gevraagd deel te nemen en dit proces te leiden. Onder zijn leiding maakten de ad-hocprojectstructuren plaats voor een permanente inkooporganisatie. Naast de inkooporganisatie richtte Björn een centraal kenniscentrum op waar gemeenten advies en informatie kunnen krijgen en waar zij kunnen samenwerken. In deze casestudy blikt hij terug op de uitdagingen, de aanpak en de resultaten van de samenwerking met VNG Realisatie.

Resultaat op ieder niveau

• Gemeenten vergroten hun inkoopkracht en realiseren betere voorwaarden.
• Bedrijven profiteren van gestroomlijnde processen en standaardisatie.
• Inwoners profiteren van duurzamer en effectiever gebruik van publieke middelen.

Een stevige basis voor gezamenlijke inkoop

Björn begon bij VNG Realisatie met het begeleiden van grote, gezamenlijke inkoopprojecten. “Het proces was versnipperd en tijdrovend, vooral omdat veel gemeenten overtuigd moesten worden. Al snel rees de vraag of dit niet op een andere manier kon. Samen hadden we veel kennis over inkoop en aanbestedingen. Hoe konden we dit slim beschikbaar maken?”

Tijdens een verkenning met alle verschillende belanghebbenden ontstond het idee voor een kenniscentrum. “In plaats van enkel gezamenlijke inkoopprocessen aan te bieden, wilden we gemeenten helpen hun inkoopkracht te bundelen. Overleg gebaseerd op inhoud, niet enkel op het afstemmen van vraag en aanbod.”

Gedurende een periode van twee jaar werd een stevige basis gelegd voor het kenniscentrum. “We hebben nu een toegewijd team van specialisten. Zij onderzoeken de mogelijkheden per sector, bepalen samen met gemeenten de ambities en adviseren over gezamenlijke inkoopprojecten.”

Luisteren, confronteren en beslissen

Ondanks de positieve resultaten waren er ook uitdagingen. Zo was het een grote uitdaging om een collectieve mindset te creëren tussen honderden verschillende gemeenten, legt Björn uit. “Elke gemeente heeft haar eigen beleid en ideeën over inkoop. Het was onze taak om hun behoeften te verbinden en de voordelen van samenwerking te benadrukken. Soms was een gezamenlijke inkoop niet de beste optie. Ik zorgde ervoor dat alle betrokkenen begrepen wat de consequenties van hun keuzes waren voor hun eigen gemeenschap, bijvoorbeeld voor lokale bedrijven en inwoners.”

Ook was het noodzakelijk om een balans te vinden tussen de verschillende belangen en prioriteiten. “Een vereniging als de VNG is van nature risicomijdend. Open gesprekken zijn cruciaal, ook als die leiden tot confronterende vragen. Die vragen stel ik op ieder niveau: van IT-medewerkers tot bestuurders. Ik toonde geduld en begrip om de voordelen van het kenniscentrum duidelijk te maken, maar er moesten wel keuzes gemaakt worden om verder te komen. Ik zorgde ervoor dat daar gemeenschappelijk draagvlak voor was.”

Terugkijkend is Björn trots op het resultaat. “Het kenniscentrum is een belangrijke stap richting een duurzamere en effectievere inkoopstrategie voor Nederlandse gemeenten. Het is een mooi voorbeeld van een langetermijnoplossing met maatschappelijke impact. Precies het soort project waar ik energie van krijg!”