Waarom een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur een project scherper maken dan een losse activiteitenlijst

Veel projecten beginnen met een planning. Er wordt een lijst gemaakt van activiteiten, overleggen, oplevermomenten en deadlines. Dat lijkt logisch, want een project moet immers worden uitgevoerd.

Toch zit daar een risico in.

Wie te vroeg begint met activiteiten, loopt de kans dat het project vooral wordt ingericht rondom wat mensen denken te gaan doen, in plaats van rondom wat het project daadwerkelijk moet opleveren. En juist daar gaat het in de praktijk vaak mis.

Daarom zijn een productopbouwstructuur (PBS) en een werkopbouwstructuur (WBS) zo waardevol.

Deze structuren helpen om een project eerst scherp te maken op inhoud en opbouw, voordat het volledig in activiteiten en planning wordt vertaald.

Waarom een activiteitenlijst vaak tekortschiet

Een activiteitenlijst geeft snel het gevoel dat er grip is.

Er staan acties op papier. Er zijn mensen gekoppeld. Er is iets te plannen. Het project lijkt in beweging.

Maar een activiteitenlijst heeft ook een zwakke plek. Zij begint vaak bij het werk dat gedaan moet worden, terwijl nog niet altijd scherp is welke producten, deelresultaten en samenhang daar precies onder liggen.

Daardoor ontstaan gemakkelijk gaten.

Bepaalde tussenproducten blijken niet expliciet benoemd. Werkpakketten zijn te groot of juist te klein. Afhankelijkheden worden te laat gezien. Of de planning wordt gebouwd op aannames die later niet blijken te kloppen.

Het gevolg is dat een project wel een planning heeft, maar nog geen echt stevig fundament.

Eerst het product, dan het werk

Juist daarom helpt het om eerst te kijken naar wat het project moet opleveren en pas daarna naar hoe dat werk wordt georganiseerd.

Dat is precies waar een productopbouwstructuur voor bedoeld is.

Een productopbouwstructuur brengt in kaart welke producten, deelproducten en concrete opleveringen nodig zijn om het projectdoel te realiseren. Het is daarmee een inhoudelijke ontleding van het eindresultaat.

Pas wanneer dat scherp is, wordt zichtbaar welk werk nodig is om die producten tot stand te brengen. Daar komt de werkopbouwstructuur in beeld. Die vertaalt de producten naar werkpakketten en vormt daarmee de brug naar planning, capaciteit, verantwoordelijkheden en beheersing.

Wat een productopbouwstructuur doet

Een productopbouwstructuur helpt om het projectresultaat op te bouwen vanuit de opleveringen die nodig zijn.

Dat heeft een paar grote voordelen.

1. Ten eerste dwingt het tot scherpte. Het maakt zichtbaar wat werkelijk opgeleverd moet worden en voorkomt dat belangrijke onderdelen impliciet blijven.
2. Ten tweede helpt het om het gesprek met belanghebbenden beter te voeren. Mensen kunnen vaak makkelijker reageren op een overzicht van producten en deelresultaten dan op een abstract projectverhaal.
3. Ten derde maakt een productopbouwstructuur het eenvoudiger om te toetsen of de scope nog logisch is. Wat hoort echt bij het project en wat eigenlijk niet.

Een productopbouwstructuur helpt daarmee om de projectgrenzen beter te begrijpen.

Wat een werkopbouwstructuur toevoegt

Wanneer de producten eenmaal helder zijn, helpt een werkopbouwstructuur om te bepalen welk werk uitgevoerd moet worden om die producten te realiseren.

Dat is meer dan een activiteitenlijst.

Een goede werkopbouwstructuur laat zien hoe het project is opgebouwd in beheersbare werkpakketten. Daardoor wordt zichtbaar:

• welk werk moet gebeuren
• hoe groot werkpakketten zijn
• waar afhankelijkheden zitten
• welke onderdelen eigenaarschap vragen
• en waar later planning, budget en capaciteit aan gekoppeld moeten worden

Een werkopbouwstructuur geeft daarmee structuur aan de uitvoering.

Waarom dit in de praktijk zo belangrijk is

In de praktijk blijkt vaak dat teams denken dat zij de projectscope al goed begrijpen, terwijl die in werkelijkheid nog te grof of te impliciet is uitgewerkt.

Zolang het project klein of overzichtelijk is, blijft dat soms nog verborgen. Maar zodra complexiteit toeneemt, beginnen de gevolgen zichtbaar te worden. Werk wordt vergeten. Activiteiten blijken niet voldoende voorbereid. Budget en planning sluiten niet goed aan op de werkelijkheid. Of mensen ontdekken gaandeweg dat zij iets anders bedoelden met hetzelfde onderdeel.

Door met een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur te werken, wordt dat soort onduidelijkheid eerder zichtbaar.

Dat maakt het project niet automatisch eenvoudig, maar wel veel beter bestuurbaar.

Een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur helpen ook bij gesprek en besluitvorming

Een ander voordeel is dat deze structuren helpen om betere gesprekken te voeren met opdrachtgevers, stuurgroepen en teams.

Een projectplan op hoofdlijnen kan abstract blijven. Een planning kan te snel naar details trekken. Een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur zitten daar mooi tussenin.

Zij maken zichtbaar hoe het project inhoudelijk is opgebouwd en welke logica daaronder ligt.

Daardoor wordt het makkelijker om vragen te beantwoorden als:

• hebben we alles echt in beeld
• hoort dit onderdeel wel binnen de scope
• welke producten zijn cruciaal
• waar zitten de grootste afhankelijkheden
• welke onderdelen vragen nog uitwerking
• en waar moeten keuzes gemaakt worden

Dat maakt besluitvorming inhoudelijk sterker.

De relatie met planning en budget

Een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur zijn ook waardevol omdat zij helpen om planning en budget realistischer te maken.

Wanneer producten en werkpakketten scherper zijn uitgewerkt, wordt het makkelijker om in te schatten hoeveel tijd, geld en capaciteit nodig zijn. De planning wordt dan minder gebaseerd op gevoel en meer op de werkelijke opbouw van het project.

Dat betekent niet dat de schatting ineens perfect wordt. Dat blijft in projecten zelden het geval.

Wel betekent het dat de planning beter herleidbaar en beter verdedigbaar wordt.

En precies dat helpt om later voorspelbaarder te sturen.

Waarom dit goed past in de onderzoeksfase

Juist in de onderzoeksfase of opstart van een project zijn een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur van grote waarde.

In die fase wordt nog veel gedacht in doelen, ambities en richtingen. Dat is nodig, maar nog niet voldoende om een project echt goed te starten.

Door de beoogde producten vroeg in beeld te brengen en die daarna te vertalen naar werkpakketten, ontstaat sneller een realistischer beeld van wat het project daadwerkelijk vraagt.

Dat helpt ook om eerder te zien waar nog gaten zitten in kennis, capaciteit of besluitvorming.

Geen doel op zich

Tegelijk is het belangrijk om van een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur geen doel op zich te maken.

Het gaat niet om het produceren van nog meer schema's of structuren omdat projectmanagement daarom zou vragen. Het gaat erom dat deze hulpmiddelen helpen om het project scherper, duidelijker en beter bestuurbaar te maken.

Als die functie verloren gaat, worden het lege modellen.

De waarde zit dus niet in de vorm alleen, maar in de kwaliteit van het gesprek en de scherpte die eruit ontstaat.

De relatie met de VERDER-methode

Binnen de Quilyx VERDER-methode sluiten een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur logisch aan op meerdere elementen.

• Zij ondersteunen voorspelbaarheid, omdat zij helpen om het project inhoudelijk beter te structureren.
• Zij versterken eigenaarschap, omdat werkpakketten en deelproducten scherper te koppelen zijn aan verantwoordelijkheden.
• Zij dragen bij aan rust, omdat minder onduidelijkheid ontstaat over wat werkelijk geleverd moet worden.
• En zij helpen resultaat concreter te maken, doordat duidelijk wordt welke producten nodig zijn om het beoogde doel te ondersteunen.

Waarom dit onderwerp vaak onderschat wordt

In veel projecten wordt snel doorgeschakeld naar planning en uitvoering. Dat is begrijpelijk, zeker wanneer de druk hoog is en de neiging bestaat om snel te willen laten zien dat er voortgang is.

Toch loont het om eerst deze tussenstap goed te maken.

Want juist projecten die te vroeg in activiteiten schieten, krijgen later vaker te maken met gemiste onderdelen, onrealistische planningen en herstelwerk dat voorkomen had kunnen worden.

Een productopbouwstructuur en werkopbouwstructuur vragen aan de voorkant iets meer aandacht, maar leveren later vaak veel op. En precies daarom zijn zij in veel projecten geen luxe, maar gewoon goed vakmanschap.