Opdrachtgeverschap en sponsorschap. Waarom mandaat cruciaal is voor projectsucces

In onze vorige blog stonden de stuurgroep, besturing en besluitvorming centraal. Daar schreven we al dat goede besluitvorming een van de belangrijkste voorwaarden is voor projectsucces. Maar achter een goed functionerende stuurgroep staat bijna altijd nog een belangrijker factor: goed opdrachtgeverschap.

Daarom staat in deze blog het opdrachtgeverschap centraal.

Want een project kan nog zo goed geleid worden, nog zo voorspelbaar zijn ingericht en nog zo zorgvuldig worden bestuurd, zonder sterk opdrachtgeverschap blijft het kwetsbaar. Richting ontbreekt dan sneller, besluiten blijven hangen, prioriteiten vervagen en het project verliest bestuurlijke kracht.

Wat is opdrachtgeverschap

Opdrachtgeverschap is meer dan het formeel goedkeuren van een project of het beschikbaar stellen van budget.

Goed opdrachtgeverschap betekent dat iemand aan de opdrachtgevende kant actief verantwoordelijkheid neemt voor het bestaansrecht, de richting en de bestuurlijke ondersteuning van het project of programma. De opdrachtgever is daarmee niet verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, maar wel voor de condities waarbinnen het project succesvol kan zijn.

Een goede opdrachtgever bewaakt of het project nog steeds bijdraagt aan de doelstelling, zorgt dat de juiste besluiten genomen kunnen worden en maakt zichtbaar dat het project ertoe doet.

Opdrachtgeverschap is daarmee geen administratieve rol, maar een bestuurlijke rol.

Waarom opdrachtgeverschap zo belangrijk is

Veel projecten lopen niet vast omdat de projectmanager tekortschiet, maar omdat de opdrachtgevende kant onvoldoende in positie is.

Dan ontbreekt het aan mandaat. Of aan duidelijke prioriteit. Of aan beschikbaarheid wanneer er keuzes gemaakt moeten worden. Soms is er wel een opdrachtgever op papier, maar niet in gedrag. In andere gevallen is er wel betrokkenheid, maar te weinig duidelijkheid over waar de opdrachtgever daadwerkelijk over gaat.

Voor een projectmanager is dat een risicovolle situatie.

Want zonder actief opdrachtgeverschap wordt het lastig om richting te houden, escalaties goed te laten verlopen en besluiten tijdig op tafel te krijgen. Het project blijft dan wel draaien, maar doet dat zonder stevige bestuurlijke rugdekking.

En juist die rugdekking is nodig om voorspelbaarheid, eigenaarschap en rust mogelijk te maken.

Opdrachtgeverschap is iets anders dan projectmanagement

Een belangrijk misverstand is dat een sterke projectmanager zwak opdrachtgeverschap wel kan compenseren.

Tot op zekere hoogte kan een ervaren projectmanager veel opvangen. Maar daarmee wordt een structureel probleem niet opgelost. Een projectmanager hoort niet in de plaats te gaan zitten van de opdrachtgever.

De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse besturing van het project. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het waarom, het mandaat, de prioriteit en de bestuurlijke verankering.

Wanneer die rollen door elkaar gaan lopen, ontstaat onduidelijkheid. Dan gaat de projectmanager sturen op zaken waar bestuurlijk commitment voor nodig is, of de opdrachtgever gaat zich bemoeien met de dagelijkse uitvoering. Beide zijn onwenselijk.

Juist daarom is helder rolbegrip zo belangrijk.

De opdrachtgever bewaakt het bestaansrecht van het project

Een project bestaat niet voor zichzelf. Het bestaat omdat het moet bijdragen aan een bredere doelstelling.

De opdrachtgever is degene die bewaakt of dat nog steeds zo is.

Draagt dit project nog steeds bij aan de bedoeling waarmee het gestart is. Is de investering nog verantwoord. Is de gekozen richting nog logisch. Zijn de verwachte resultaten nog steeds relevant. Of zijn de omstandigheden inmiddels veranderd.

Dit zijn geen vragen voor de dagelijkse projectsturing, maar voor de opdrachtgevende kant.

Een sterke opdrachtgever kijkt dus niet alleen naar de voortgang, maar vooral naar de legitimiteit van het project.

De opdrachtgever zorgt voor mandaat

Mandaat is één van de belangrijkste factoren voor projectsucces.

De projectmanager moet weten binnen welke bandbreedtes zelfstandig besluiten genomen kunnen worden en wanneer iets naar de stuurgroep of sponsor moet. Teams moeten weten dat de projectmanager daadwerkelijk namens de opdrachtgevende kant mag handelen. Belanghebbenden moeten zien dat besluiten niet vrijblijvend zijn.

Wanneer dat mandaat niet duidelijk is, ontstaat onzekerheid. Dan wordt er sneller teruggevallen op overleg, herbevestiging en afstemming. Dat vertraagt het project en maakt besluitvorming stroperig.

Een goede opdrachtgever zorgt er daarom voor dat het mandaat expliciet is.

Niet alleen in een startdocument, maar ook in gedrag. Door zichtbaar achter besluiten te staan. Door de projectmanager niet publiekelijk terug te fluiten zonder context. Door duidelijk te maken welke speelruimte er is en wanneer escalatie nodig is.

Mandaat moet niet alleen worden gegeven. Het moet ook worden gedragen.

De opdrachtgever maakt prioriteit zichtbaar

In veel organisaties concurreren projecten met elkaar om tijd, aandacht, mensen en middelen.

In zo’n omgeving is het niet genoeg dat een project formeel bestaat. Het moet ook zichtbaar prioriteit hebben. En die prioriteit moet worden uitgedragen door de opdrachtgevende kant.

Als de opdrachtgever het project zichtbaar ondersteunt, helpt dat enorm. Dan wordt voor business owners, betrokken afdelingen en andere belanghebbenden duidelijk dat zij tijd en capaciteit moeten vrijmaken wanneer dat nodig is. Dan wordt de verandering niet gezien als iets dat er nog even bij komt, maar als een initiatief dat serieus genomen moet worden.

Juist daar zit een belangrijk onderdeel van goed opdrachtgeverschap. Niet alleen intern akkoord zijn, maar ook actief laten zien dat het project ertoe doet.

De opdrachtgever helpt de organisatie in de meewerkstand

Een project of programma beweegt zich bijna altijd door bestaande structuren heen. Teams hebben al hun eigen werk. Afdelingen hebben hun eigen prioriteiten. Mensen ervaren verandering vaak als extra belasting.

Daarom is het zo belangrijk dat de opdrachtgever helpt om de organisatie in de meewerkstand te krijgen.

Dat betekent dat de opdrachtgever zichtbaar steun geeft aan het initiatief, verbinding maakt met andere leidinggevenden en waar nodig obstakels wegneemt die buiten de invloed van de projectmanager liggen.

De opdrachtgever is daarmee niet alleen besluitvormer, maar ook organisatorische verbinder.

Sponsorschap en opdrachtgeverschap liggen dicht bij elkaar

In de praktijk lopen sponsorschap en opdrachtgeverschap vaak in elkaar over. Toch is het goed om het onderscheid scherp te houden.

De opdrachtgever zit dichter op de besturing van het project. Deze rol bewaakt de legitimiteit, het mandaat, de voortgang van bestuurlijke besluiten en de aansluiting op de doelstelling.

De sponsor staat daar vaak nog boven. De sponsor heeft het ultieme mandaat en is het hoogste escalatiepunt. Daarnaast heeft de sponsor ook een belangrijke symbolische functie. Deze persoon laat op het hoogste niveau van de organisatie zien dat het initiatief wordt gesteund en dat het belangrijk genoeg is om capaciteit, aandacht en bestuurlijke ruimte voor vrij te maken.

In kleinere projecten kunnen opdrachtgever en sponsor dezelfde persoon zijn. In grotere programma’s is het vaak verstandig om daar onderscheid in te maken.

Wanneer opdrachtgeverschap tekortschiet

Zwak opdrachtgeverschap herken je vaak aan een aantal signalen.

• Besluiten duren te lang.
• De projectmanager moet voortdurend opnieuw bevestiging zoeken.
• Belanghebbenden trekken hun eigen plan.
• De prioriteit van het project wordt niet actief verdedigd.
• De stuurgroep spreekt veel, maar beslist weinig.
• Escalaties blijven hangen.
• De opdrachtgever is vooral zichtbaar aan het begin en aan het einde, maar nauwelijks tijdens het traject.

Dat zijn signalen dat de opdrachtgevende kant onvoldoende in positie is gebracht of die positie onvoldoende invult.

Goed opdrachtgeverschap vraagt beschikbaarheid

Een goede opdrachtgever hoeft niet dagelijks in het project te zitten, maar moet wel beschikbaar zijn op de momenten die ertoe doen.

Dat betekent onder meer:

• beschikbaar zijn voor belangrijke besluiten
• beschikbaar zijn bij escalaties
• beschikbaar zijn om richting te bevestigen of bij te stellen
• beschikbaar zijn om het project bestuurlijk te beschermen wanneer dat nodig is

Een opdrachtgever die structureel onbereikbaar is, laat in feite een bestuurlijk gat ontstaan. Dat gat wordt dan vaak gevuld door extra afstemming, politieke vertraging of informele besluitvorming. Dat is precies wat je niet wilt.

Goed opdrachtgeverschap vraagt ook moed

Besluitvorming blijft spannend. Zeker wanneer belangen botsen, wanneer keuzes pijn doen of wanneer er extra geld, tijd of capaciteit nodig is.

Juist dan is opdrachtgeverschap zichtbaar.

Een goede opdrachtgever durft besluiten te nemen. Niet roekeloos, maar wel duidelijk. Niet door alles zelf te bepalen, maar door verantwoordelijkheid te dragen voor de keuzes die op opdrachtgeversniveau horen.

Dat vraagt bestuurlijke moed. En het vraagt ook het vermogen om niet weg te kijken wanneer het lastig wordt.

De relatie met voorspelbaarheid, eigenaarschap en rust

Binnen de Quilyx VERDER-methode is goed opdrachtgeverschap niet los te zien van de andere elementen.

• Zonder goed opdrachtgeverschap wordt voorspelbaarheid zwakker, omdat besluiten en prioriteiten onduidelijk worden.
• Zonder goed opdrachtgeverschap wordt eigenaarschap versnipperd, omdat mandaat en verantwoordelijkheden minder scherp zijn.
• Zonder goed opdrachtgeverschap ontstaat minder rust, omdat escalaties langer duren, signalen blijven hangen en het project meer energie verliest aan bestuurlijke onzekerheid.

Goed opdrachtgeverschap is dus geen apart thema naast de methode. Het is een belangrijke voorwaarde om de methode in de praktijk te laten werken.

Wat een projectmanager mag verwachten

Een projectmanager mag van een goede opdrachtgever verwachten dat deze:

• de legitimiteit van het project bewaakt
• het mandaat helder maakt
• besluiten niet onnodig laat hangen
• het project actief ondersteunt in de organisatie
• beschikbaar is op cruciale momenten
• zichtbaar achter het project en de gekozen richting staat

Dat betekent niet dat de opdrachtgever alles moet oplossen. Wel betekent het dat de projectmanager moet kunnen rekenen op bestuurlijke helderheid en steun.

Waarom dit onderwerp zo vaak onderschat wordt

Opdrachtgeverschap wordt vaak onderschat omdat men denkt dat de echte uitvoering in het project plaatsvindt en de rest vanzelf volgt.

In de praktijk is het precies andersom. Juist wanneer de opdrachtgevende kant sterk is, krijgt het project ruimte om goed te functioneren. En juist wanneer die kant zwak is, ontstaan veel van de problemen die later ten onrechte als uitvoeringsproblemen worden gezien.

Daarom is goed opdrachtgeverschap geen luxe, maar een randvoorwaarde.

Wat wij met deze blog willen meegeven

Met deze blog willen we laten zien dat goed opdrachtgeverschap een wezenlijk onderdeel is van projectsucces.

Niet als formele titel, maar als actieve bestuurlijke rol. Een rol die richting geeft, mandaat verschaft, prioriteit zichtbaar maakt en ervoor zorgt dat het project niet alleen operationeel draait, maar ook bestuurlijk gedragen wordt.

Want zonder goed opdrachtgeverschap blijft zelfs een goed geleid project kwetsbaar.