Duurzaam projectmanagement. Waarom duurzaamheid een volwaardige plek verdient in projectsturing

In veel projecten wordt duurzaamheid nog steeds gezien als iets extra’s. Iets dat erbij komt als de tijd het toelaat, als de opdrachtgever er expliciet om vraagt of als het toevallig goed past binnen de doelstelling van het project.

Daarmee wordt duurzaamheid te klein gemaakt.

Duurzaamheid hoort geen losse bijlage of sympathieke bijgedachte te zijn. Het verdient een volwaardige plek in projectsturing. Niet alleen omdat organisaties steeds vaker duurzaamheidsambities formuleren, maar ook omdat projecten zelf directe invloed hebben op economische, sociale en ecologische uitkomsten.

Duurzaamheid is breder dan milieu alleen

Wanneer het over duurzaamheid gaat, denken veel mensen als eerste aan CO2, afval of energieverbruik. Dat hoort er zeker bij, maar het onderwerp is breder.

Binnen duurzaam projectmanagement gaat het om de balans tussen mens, milieu en economie. In de ICB4-lijn en in de projectmanagementliteratuur wordt dat vaak beschreven als het people, planet, profit-principe. Daarbij gaat het om sociale, ecologische en economische effecten, zowel in het project zelf als in de uitkomsten die het project oplevert.

Dat betekent dat duurzaamheid in projecten bijvoorbeeld kan gaan over:

• de manier waarop mensen in en rondom het project worden behandeld
• de impact van het project op kennis, werkdruk en samenwerking
• het hergebruik van middelen of materialen
• de mate waarin een project risico’s verlaagt of juist vergroot
• de vraag of het project op langere termijn werkelijk waarde toevoegt
• de aansluiting op bredere duurzaamheidsambities van de organisatie

Een project is nooit los van de organisatie

Een belangrijk inzicht uit duurzaam projectmanagement is dat een project niet op zichzelf staat.

Projecten bestaan binnen organisaties met een strategie, ambities en verantwoordelijkheden. Als een organisatie serieus werk maakt van duurzaamheid, dan hoort een project daar minimaal niet mee in strijd te zijn. Sterker nog, dan is het logisch dat een project ook actief kijkt hoe het kan bijdragen aan die bredere ambitie.

Precies daarom is het zo waardevol om duurzaamheid niet pas aan het eind van een project te bekijken, maar al in de definitiefase of onderzoeksfase mee te nemen. In de ICB4-literatuur wordt dat ook expliciet benoemd: een duurzame aanpak vraagt in de projectdefinitiefase om een breder onderzoek, niet alleen naar het op te leveren resultaat, maar ook naar de sociale en milieueffecten die tijdens uitvoering en daarna kunnen optreden.

Een duurzaamheidsmanagementplan helpt om het onderwerp vast te houden

Een van de meest praktische inzichten uit je studiestukken is dat duurzaamheid makkelijker serieus wordt genomen wanneer het expliciet wordt gemaakt in een duurzaamheidsmanagementplan.

Dit is een levend document dat de duurzaamheidsaspecten van het project analyseert, de bijdrage aan de duurzaamheidsstrategie van de organisatie zichtbaar maakt, een gezamenlijke basis creëert en richting geeft aan monitoring, beheersing en rapportage. Het plan hoort gedurende het project te worden bijgewerkt en opnieuw vastgesteld wanneer de situatie verandert.

Dat is belangrijk, want precies daar gaat het in veel projecten mis. Duurzaamheid krijgt in het begin even aandacht, verdwijnt daarna naar de achtergrond en komt pas terug wanneer het project al te ver gevorderd is om nog echt bij te sturen.

Duurzaamheid moet zichtbaar worden in doelstellingen

Duurzaamheid krijgt pas echt gewicht wanneer het terugkomt in projectdoelstellingen en bedrijfsdoelstellingen.

Dat begint met het opstellen van een Duurzaamheidsbeheersing Plan. Daarin worden economische, sociale en waar relevant ecologische projectdoelstellingen en bedrijfsdoelstellingen naast elkaar gezet. Denk aan zaken als kostenverlaging, kennisborging, opleiding van medewerkers, inzet van teams, werkatmosfeer, hergebruik van middelen en het beperken van risico’s.

Dat is een sterke aanpak, omdat het laat zien dat duurzaamheid niet alleen over milieueffecten gaat. In veel projecten zit de grootste duurzame winst juist in sociale en economische effecten, zoals kennisopbouw, inzetbaarheid, samenwerking, governance en lange-termijn waarde.

Duurzaamheid vraagt om confrontatie tussen project en strategie

Een onderdeel van het Duurzaamheidsbeheersing Plan is de confrontatiematrix. Daarmee wordt zichtbaar gemaakt hoe projectdoelstellingen zich verhouden tot de strategische duurzaamheidsambities van de organisatie. Dat maakt snel duidelijk waar een project sterk bijdraagt, waar het neutraal blijft en waar nog ruimte voor verbetering zit.

Juist dat maakt het gesprek concreet.

• Niet: vinden we duurzaamheid belangrijk.
• Wel: op welke punten draagt dit project daadwerkelijk bij, en op welke punten nog niet.

Dat soort scherpte helpt om duurzaamheid uit de sfeer van intentie te halen en onderdeel te maken van echte projectsturing.

Duurzaamheid raakt ook governance en volwassenheid

Duurzaamheid is niet alleen een inhoudelijk onderwerp, maar zegt ook iets over de volwassenheid van projectsturing.

In één van onze projecten gebruikten we het SPM3 model, waarover we later een aparte blog zullen wijden. Hierin kwamen verbeterpunten naar voren op thema’s als governance, participatie, ontwikkeling van menselijk kapitaal, rendement en risicoreductie. Daarmee wordt duidelijk dat duurzaam projectmanagement ook direct raakt aan hoe een project is ingericht, hoe mensen worden betrokken en hoe de organisatie leert en ontwikkelt.

Dat maakt duurzaamheid meteen minder vrijblijvend. Het gaat dan niet meer alleen over goede bedoelingen, maar over de kwaliteit van projectmanagement zelf.

Waarom dit goed past bij Quilyx

Binnen Quilyx sluit duurzaam projectmanagement logisch aan op meerdere onderdelen van de VERDER-methode.

• Het raakt aan doelstelling, omdat duurzaamheid vraagt om helderheid over de bijdrage die een project werkelijk moet leveren.
• Het raakt aan resultaat, omdat resultaten pas echt waardevol zijn wanneer zij ook op langere termijn houdbaar en verantwoord zijn.
• Het raakt aan eigenaarschap, omdat duurzaamheid expliciete keuzes en duidelijke verantwoordelijkheid vraagt.
• En het raakt aan voorspelbaarheid en rust, omdat een project met heldere afwegingen over sociale, economische en ecologische effecten minder snel verrast wordt door onderwerpen die pas laat aan het licht komen.

Duurzaamheid is ook gewoon goed vakmanschap

Misschien is dat wel de belangrijkste conclusie. Duurzaam projectmanagement hoeft niet te worden gezien als een apart specialisme naast gewoon projectmanagement. In veel gevallen is het juist een verdieping van goed vakmanschap. Een manier om breder te kijken, verder vooruit te denken en het project sterker te verbinden met de organisatie en haar omgeving.

Dat vraagt soms extra werk aan de voorkant. Meer analyse. Meer gesprekken. Meer explicitering van keuzes. Maar precies dat maakt het project uiteindelijk rijker, realistischer en vaak ook waardevoller.

Projecten hebben invloed op mensen, middelen, processen en de langere termijn van organisaties. Juist daarom loont het om die invloed niet impliciet te laten, maar zichtbaar en bestuurbaar te maken. En precies daar begint duurzaam projectmanagement.