Een kritieke IT-migratie op korte termijn

Hoe een mission impossible een succesverhaal werd

Heineken maakt gebruik van een complexe IT-structuur die het volledige bedrijfsproces beïnvloedt. Van het brouwen tot de distributie van bier, de keldertankinstallaties en ondersteunende systemen zoals boekhouding en IT-diensten. Voor de continuïteit van de bedrijfsvoering was het noodzakelijk om verschillende applicaties te migreren of te vervangen. Dit bracht aanzienlijke uitdagingen met zich mee, aangezien er geen volledig inzicht bestond in de applicaties en ondersteunende infrastructuur, noch een uniforme migratieaanpak, en de interne capaciteit beperkt was. Onze projectmanager Jeffry Turfboer werd ingeschakeld om dit migratieproject op de rails te krijgen en te begeleiden.

Van chaos naar continuïteit

De complexiteit van Heineken’s IT-structuur vereiste een snelle en gestructureerde aanpak. Zonder een betrouwbare inventarisatie of gestandaardiseerd migratieproces was het risico op verstoringen van kritieke bedrijfsprocessen groot. De strakke deadline verhoogde de urgentie – middelen werden beschikbaar gesteld voor de uitvoering, maar het bedrijfsrisico legde extra druk op het project om met succes te worden afgerond. Een uitdaging die Jeffry met beide handen aangreep.

Binnen een jaar ontwikkelde hij een uniform migratieproces en voerde dit succesvol uit. Hij stelde een team samen en leidde de inventarisatie en migratie van alle applicaties en servers naar moderne platforms, zonder de bedrijfsvoering te verstoren. In deze casestudy ontdekken we de aanpak, de uitdagingen en de resultaten.

Resultaten

• Alle applicaties zijn gemigreerd naar een toekomstbestendig platform of vervangen door alternatieven.
• Gemigreerde applicaties zijn allemaal opgenomen en toegewezen aan onderhoud.
• Voor elke migratie zijn een inventarisatieformulier, een migratieplan en een technisch ontwerp beschikbaar.
• De verouderde Microsoft Windows-servers zijn afgesloten en buiten gebruik gesteld.

Een menselijke aanpak voor een technische vraag

Aan het begin van het project leek de deadline onhaalbaar:
“We wisten niet welke applicaties en servers binnen de scope vielen. Uiteindelijk bleken het 100 applicaties te zijn die draaiden op in totaal 244 servers. Er waren ideeën voor een migratieaanpak, maar die waren niet als standaard aangenomen. Iedereen was druk, bezorgd over de deadline en wist niet waar te beginnen. Daarbovenop naderde carnaval, een piekperiode voor Heineken. De business moest op volle kracht blijven draaien om aan de vraag te voldoen.”

Jeffry begon direct met het creëren van inzicht en voorspelbaarheid. Vervolgens stelde hij een team samen om de inventarisatie en migratie van alle applicaties en servers te coördineren. “We moesten bepalen waar we in het proces stonden en wie wat kon doen. Door een inventarisatie van alle applicaties en servers te maken en een stap-voor-stapplan voor de migratie op te stellen, creëerden we duidelijkheid over de aanpak, verwachtingen en de deadline. Dit gaf het team vertrouwen en de rust dat de deadline haalbaar was.”

Jeffry ontwikkelde een motiverende en mensgerichte aanpak om de deadline te halen. “Ik herformuleerde de technische vraag: in plaats van me alleen te richten op welke servers we moesten migreren, vroeg ik teams welke applicaties essentieel waren voor hun processen en wat de impact zou zijn als we de deadline niet zouden halen. Zo werd de migratie een tastbaarder onderwerp en voelden mensen zich meer betrokken en verantwoordelijk voor de oplossing.”

Structuur, communicatie en doorzettingsvermogen

De nieuwe structuur was cruciaal om de projectresultaten te behalen, maar uiteindelijk waren de teamleden de bepalende factor. “Ik ging met iedereen in gesprek: Kun jij bijdragen aan dit project? Past het in je planning? Zo niet, hoe kunnen we ervoor zorgen dat jouw kennis toch wordt meegenomen?”

Al snel werd duidelijk dat de beschikbare capaciteit onvoldoende was. Jeffry besloot zes projectleden te werven. “Daar stonden ze dan op maandagochtend, klaar om te beginnen. Maar wat is de beste manier om hen in te werken? Hoe zorg je dat mensen effectief gaan samenwerken? Het managen van het team en ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek zaten om de vereiste productiviteit te behalen, was een continu proces.”

Om dit te ondersteunen ontwikkelde Jeffry een gestructureerd onboardingprogramma gericht op teambuilding. “Ik gebruikte het Tuckman-model om het team door de verschillende fasen van teamontwikkeling te leiden. Het was essentieel dat ze niet alleen hun eigen taken goed uitvoerden, maar ook functioneerden als een eenheid en elkaars kennis en expertise optimaal benutten en deelden.”

Hoewel Jeffry trots is dat het team de deadline heeft gehaald, is hij nog trotser op de manier waarop dit gebeurde. “Ondanks de tijdsdruk en de weerstand van sommige medewerkers zijn we erin geslaagd een sterk team te bouwen dat effectief samenwerkte. Het resultaat is niet alleen een succesvolle migratie, maar ook een team dat is gegroeid en elkaar heeft ondersteund.”