Integratie van Microsoft365-omgevingen na bedrijfsovername

Integratie van Microsoft365-omgevingen na bedrijfsovername

Context & Achtergrond

Na de overname van Staples Europe door de Lyreco Group en de daaropvolgende organisatorische integratie was het noodzakelijk om alle accounts en data van Staples Europe in de Microsoft365-tenant te migreren naar de Microsoft-tenant van de Lyreco Group. De belangrijkste drijfveren voor deze migratie waren:

• Afstemming van externe communicatie – gebruik van één e-mailidentiteit
• Contractonderhandelingen & Kosten – beide bedrijven hadden aflopende Microsoft Enterprise Agreements. Integratie voorkwam onnodige dubbele kosten
• Samenwerking – werken vanuit één tenant met één identiteit maakt naadloze samenwerking tussen teams mogelijk (cross-tenant zijn er beperkingen).

Betrokkenheid van Quilyx

Na het succesvol afronden van de EDI/EAI-migratie bij Staples Europe (zie andere casestudy), werd Quilyx benaderd om dit project te leiden vanwege de bewezen expertise in grootschalige IT-transities. Quilyx kreeg de verantwoordelijkheid voor de integratie van de Microsoft365-tenant, inclusief de migratie van meer dan 1.500 medewerkers naar de nieuwe Microsoft-tenant van de Lyreco Group. Dit omvatte de overgang van Office 365-applicaties (Word, Excel, PowerPoint en Outlook), Microsoft Teams en SharePoint-accounts, evenals het toewijzen van nieuwe e-mailadressen binnen het Lyreco-domein, aangezien de oude adressen na de migratie werden uitgefaseerd. Gezien de strakke tijdslijnen en de impact op de organisatie was het cruciaal om zowel de technische als de menselijke aspecten van de transitie zorgvuldig te managen.

Om succes te garanderen organiseerde Quilyx workshops met interne IT-specialisten, waaronder architecten, infrastructuur- en netwerkspecialisten, en servicedeskmedewerkers. Het doel was een helder stappenplan op te stellen, risico’s te identificeren en een soepele en veilige overgang te waarborgen. Quilyx legde daarnaast een sterke nadruk op change management, door nieuwsbrieven, instructievideo’s en gedetailleerde handleidingen te ontwikkelen zodat de hele organisatie betrokken en geïnformeerd bleef. Dankzij deze technische en organisatorische voorbereiding kon de migratie binnen enkele maanden worden afgerond, zonder productieverstoringen.

Aanpak & Uitvoering

De migratie werd gefaseerd uitgevoerd om risico’s te minimaliseren en de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Na analyse van het IT-landschap bij Staples Europe stelde Quilyx de noodzakelijke stappen vast voor de overgang van Microsoft365-accounts en -applicaties. Een belangrijke succesfactor was een uitgebreid communicatieplan, waarmee alle 1.500+ medewerkers goed werden voorbereid op de veranderingen.

Quilyx leidde workshops met multidisciplinaire teams om de technische migratiestrategie vast te leggen en een raamwerk voor risicomanagement te definiëren. Een pilotmigratie diende om het proces te testen, waarna de grootschalige migratie in zorgvuldig gemanagede fases werd uitgevoerd. Tijdens het hele traject stond communicatie met eindgebruikers centraal, ondersteund door instructiemateriaal en regelmatige updates, zodat medewerkers zich eenvoudig konden aanpassen aan het nieuwe systeem.

Resultaat

Het project was een groot en vroeg succes in de integratie van de overgenomen organisatie in de infrastructuur van de Lyreco Group. Het werd binnen de deadline en zonder grote incidenten afgerond. Een belangrijke bijkomstigheid was dat de samenwerking tussen de IT-teams aanzienlijk werd versterkt. Door te investeren in reizen, on-site workshops en het vieren van tussentijdse en uiteindelijke successen, werd zichtbaar dat de teams effectief konden samenwerken en uitstekende resultaten konden behalen.