EDI & Integratieplatform migratie

EDI & Integratieplatform migratie bij Staples Europe

Context & Achtergrond

Het initiatief om de on-premises EDI en integratieomgevingen (EAI/A2A) te vervangen door één nieuw platform dat “as-a-Service” zou worden geleverd, was in een periode van bijna tien jaar meerdere keren gestart en weer stopgezet. Het project werd doorgaans als te complex beschouwd en met schattingen boven de 5 miljoen euro te kostbaar om uit te voeren. In 2018 werd eenmaal een project gestart, maar niet voltooid, waardoor meerdere platforms in productie waren voor dezelfde functie. Tegen 2020 waren de omgevingen echter zodanig verouderd dat het (beveiligings)risico en de operationele kosten een onaanvaardbaar niveau hadden bereikt, terwijl ongeveer een derde van de bedrijfsomzet afhankelijk was van systemen die risico liepen.

Betrokkenheid van Quilyx

Na het opstellen van een high-level businesscase en een haalbaarheidsstudie werd Quilyx ingeschakeld voor het projectmanagement. Dit begon met het selectieproces van leveranciers, inclusief de gedetailleerde businesscase, en eindigde met het uitfaseren van de oude oplossingen om de berekende besparingen te realiseren. Door een zorgvuldige inventarisatie en het toepassen van strikte selectiecriteria voor het benodigde werk, kwamen de totale projectkosten uiteindelijk aanzienlijk lager uit dan eerdere schattingen.

In samenwerking met het senior management van Staples stelde Quilyx een migratiestrategie voor die een diepgaande voorstudie omvatte om verschillende scenario’s te verkennen en hun meerwaarde voor het bedrijf te beoordelen. Op basis van deze analyse werd een selectieproces gestart om het best passende cloudgebaseerde integratieplatform te identificeren. Vervolgens werd een uitgebreide businesscase ontwikkeld die de financiële en operationele voordelen van het nieuwe platform aantoonde. Quilyx begeleidde daarna het goedkeuringsproces en startte, na akkoord, de uitvoering van het project tot en met de afronding. De strategie richtte zich bovendien op het uitfaseren van een van de oude webMethods-gebaseerde integratieplatforms, wat aanzienlijke kostenbesparingen opleverde en zorgde voor een snelle terugverdientijd.

Aanpak & Uitvoering

Quilyx implementeerde een gefaseerde migratiestrategie en werkte nauw samen met belangrijke stakeholders binnen diverse businessunits. Het project werd opgedeeld in duidelijke fasen om voortgang goed te kunnen volgen en tijdig bij te sturen. Er werd een gap-analyse uitgevoerd om integratie-uitdagingen in kaart te brengen, waarna maatwerkoplossingen werden ontworpen om compatibiliteitsproblemen te verhelpen.

Doordat het nieuwe cloudgebaseerde systeem “as-a-Service” werd geleverd, werd de noodzaak voor intern onderhoud – een belangrijke kostenpost – aanzienlijk verminderd. Regelmatige statusrapportages, uitgebreide projectdocumentatie en gezamenlijke workshops met stakeholders zorgden voor transparantie en betrokkenheid, waardoor het project soepel verliep. Bovendien werd uitgebreide test- en validatiefase doorlopen om bedrijfsverstoringen te minimaliseren en systeemstabiliteit te waarborgen vóór de volledige uitrol.

Resultaat

Het volledige project werd binnen de gestelde tijd en het budget afgerond en realiseerde de beoogde besparingen van circa 1 miljoen euro per jaar. Daarnaast werden alle EDI- en EAI/A2A-integraties gestroomlijnd naar één enkel platform, geleverd “as-a-Service” door softwarepartner Seeburger, ondersteund door hun nearshore-team in Roemenië.