FinOps: Follow The Money

Hoe te beginnen met het verzamelen van clouduitgaven

Binnen de FinOps-methodologie is de eerste stap altijd “Informeren”. In het FinOps-adoptiewitboek wordt dit specifieker benoemd als “Onderzoeken” en het is altijd fase 1 in uw FinOps-reis, ongeacht of die reis top-down of bottom-up gestart is.

Zoals beschreven in het witboek (dat u hier kunt raadplegen: https://www.finops.org/wg/adopting-finops/
) moet er een compleet beeld worden opgebouwd van alle public cloud-uitgaven en het gebruik daarvan. Alle grote public cloud-providers stellen kosten- en gebruiksstatistieken beschikbaar in hun respectieve portalen.

Maar hoe krijgt u inzicht in alle clouduitgaven, inclusief de uitgaven waarvan u als (aankomend) FinOps Lead nog niet op de hoogte bent? Hier zijn enkele tips:

Controleer contracten

Afhankelijk van de volwassenheid van contractmanagement binnen uw organisatie kan dit al een onderzoek op zichzelf zijn. Eerste aanspreekpunten om te controleren zijn de afdelingen Inkoop/Procurement en/of Juridische Zaken. Hoe saai het misschien ook klinkt: het lezen van de contracten kan al leiden tot ontdekkingen, zoals vooraf vastgelegde uitgavenverplichtingen voor clouddiensten die zijn toegevoegd om een contractueel kortingsniveau te behalen of om softwareonderhoudskosten te reduceren (bijvoorbeeld Oracle Support Rewards). Het kan zijn dat er al geld is uitgegeven waar de organisatie geen enkele bedrijfswaarde uit haalt!

Controleer facturen

Maak kennis met uw financiële afdeling. U zult in uw FinOps-reis veel met hen samenwerken, dus het opbouwen van een goede relatie met Finance is cruciaal voor uw succes. Omdat u gezamenlijke doelen heeft zoals budgetbewustzijn en kostenreductie, is er een goede basis voor samenwerking. Probeer toegang te krijgen tot de gedetailleerde factuuroverzichten en kijk of u clouduitgaven kunt ontdekken. Dit is belangrijk, want wanneer er alleen geaggregeerde facturen per periode (maand, kwartaal, etc.) worden ontvangen en alleen de totaalbedragen in het budget worden geboekt, zult u deze uitgaven niet vinden bij het onderzoeken van het budget. Net als bij het onderzoeken van contracten geldt: probeer altijd naar de bron te gaan om het hoogste detailniveau te krijgen. Later in de reis wordt het inlezen en analyseren van deze data geautomatiseerd, maar het is een goede gewoonte om af en toe terug te keren naar de basis en te zoeken naar nieuwe “shadow”-initiatieven die ongecontroleerde clouduitgaven veroorzaken.

Controleer declaraties

De makkelijkste manier om te starten met een cloudprovider is simpelweg door u aan te melden met een willekeurige creditcard. Of dit nu een zakelijke creditcard is of een persoonlijke, uiteindelijk moet iemand dit bedrag terugbetaald krijgen of moet het saldo van de zakelijke creditcard worden voldaan. Meestal moet de kaarthouder de leverancier en de reden voor de declaratie vermelden en de (btw-)factuur aanleveren. Het is in deze declaraties dat veel verborgen clouduitgaven kunnen worden gevonden, door te letten op verwijzingen naar cloudleveranciers en terugkerende maandelijkse kosten van dezelfde leveranciers.

Zoek samenwerking

Het is dit soort detailwerk dat gedaan moet worden om de uitgaven te vinden die u nog niet kent. Naast contacten binnen Finance, Juridische Zaken en Inkoop kan ook het Security-team bereid zijn te helpen. Shadow-IT-initiatieven die buiten het zichtveld van de securityafdeling plaatsvinden, vormen een potentieel risico voor de algehele beveiligingspositie van het bedrijf. Gewoonlijk verwelkomen zij initiatieven die hen beter inzicht geven. Vind het gemeenschappelijke belang en gebruik dat in uw voordeel bij uw FinOps-onderzoeken.

Wilt u meer informatie over hoe u FinOps kunt implementeren binnen uw organisatie? Neem contact met ons op of volg onze bedrijfspagina op LinkedIn voor meer berichten zoals dit.